U-mic News 2019年

代表者である吉田 英憲と、そのほかさまざまな得意分野をもつ経営コンサルタント・中小企業診断士(広島県在住)が、経営コンサルティングやセミナーを専門知識と経験から得た「役に立つ」情報をまとめたフリー情報紙(企業支援者向け)です。経営計画(創業・経営革新・事業承継)をはじめとして、社員研修、新規事業、企業再生など様々な経験に基づく情報をお届けしています。


2019年5月

 

 

実行力を上げ成果を生み出す、経営計画の作成のポイント

 

 今年1月、2月のU-mic Newsでは、PDCAが回らない理由の1つに、そもそもPDCAを回すのに適していない経営計画を作成しているということをお伝えしました。実際、経営計画には、決まった型はなく、次の4つの組み合わせとそれぞれのボリュームで構成されています。

 (1)数値計画中心の計画

 (2)過去~現在の分析中心の計画

 (3)将来ビジョン・理念や方針(スローガン)中心の計画

 (4)ビジョン実現に向けた行動計画中心の計画

 

 多くの経営者にとっては、融資や補助金を目的とした経営計画を作成することが多いため、(1)(2)が中心の計画を、経営計画と思っていらっしゃる方が多いという印象を持っています。そこで、実際に作った方の声を聞いてみると、作った後見返していないこともあるという声をよくお伺いします。それは経営計画を見返しても、どう修正していいのか分からない方もいらっしゃるという面も少なからずあるかと思います。

 

 実は、(1)(2)は社外に提出するための計画となっており、社内で活用するのは使いにくい面があるのです。そのような実態を創業~新規事業~企業再生~事業承継といった様々な支援を通じて、見ている中で、 (4)の行動計画を充実させるため、ガントチャートを中心としたコンサルティングをしています。ガントチャートは、補助金の申請書などの実施スケジュールなどで見たことある方もいらっしゃると思います。もともとは、システム開発や建築の現場でよく使われている工程表です。右図のように左側におこなうべき事柄を記入して、右側にいつするのか、棒線を引いて、スケジュールを見えるようにしていきます。

 

私自身、ITシステムの営業の時に、お客様へのITシステムを導入において、上司やシステムエンジニア(SE)と共にガントチャートを作成し、お客様と共有し、ITシステムの完成まで進捗管理を共有していました。その他、会社でプロジェクト活動となれば、決まってガントチャートを作成していました。

 

 このガントチャートを活用することで、

  ① 成果を生み出すための行動が細かくできる

  ② それぞれの行動を「誰が」「いつまでに」「どれくらい」行動しなければならないかが、行動がより具体的になる

  ③ どの行動が、どこまで進んだか進捗管理ができ、スケジュール調整ができる

 といったことが可能になります。

 

 特に①がガントチャートの肝であるにも関わらず、行動を細かくしておらず、横長い線がたくさん引いてあるようなガントチャートも見受けられます。そのため、行動が進まず、進捗管理ができていないことも見受けられます。

中小企業の支援をする中で、私自身、数値計画中心の計画作成がメインとなり、ガントチャートを使う頻度が大幅に減ってしまいました。しかし、数年前の事業承継支援において、女性の後継者との出会いで、ガントチャートを説明する機会がありました。お父様の会社を引き継ぐにあたり、彼女は、経営経験は元より業務経験すら決して十分ではない状況でした。そこで経営計画、もっと広い意味合いでいえば、計画を立てる・実行するという考え方をお伝えするときに、ガントチャートを使ってお伝えしていました。

 支援の当初は、彼女と話をしながら、私がガントチャートをExcelで作成し定期的に面談をしていました。しかしながら、他人である私が作ったガントチャートは本人には分かりにくさ・腹落ち感の無さがあったようで、活動が不十分な状態でした。そこで、パソコン作業が得意ではない女性の後継者自ら主体的に作成できるやり方はないかと考えていたところ、右の図のような付箋を活用したガントチャートを提案しました。

 

 ガントチャートは作成だけでなく、更新・見直しにも時間と労力を要します。しかしガントチャートは更新・見直ししてこそ、使える道具なのです。そのため、パソコンや専用ソフトで長い時間をかけて綺麗なガントチャートを作成するよりも、付箋を使って簡単に計画でき、すぐに行動に移せることが重要だと考えています。ここ数年、付箋を使ったガントチャートを活用した経営計画を様々なところでご紹介する機会を頂きました。男女問わず創業者から後継者までどなたでも付箋とペンを活用して自分なりのガントチャートを作ってもらっています。

 

 先程の女性の後継者も含め、顧問先や個別相談先の中には、ご紹介してから2~3年ぐらいガントチャートを活用している方もおり、ガントチャートで考えた行動(例えば、お客様に選ばれる理由をつくり、お客様を自社に導く販促活動など)を次々に行動に移し、売上・利益アップなどの成果を出していらっしゃいます。

 

 当然ながら、成果を出すためには、行動するしかありません。行動ができている方は、ガントチャートの有り無しにかかわらず、自分のおこなうべき行動が細かくし、1つ1つを着実にこなしています。経営計画は作ってみたけれども計画倒れに終わってしまう経営者、日々の仕事に追われて新たな行動ができていない経営者には、一度ガントチャートを使った経営計画をオススメします。

 

 

 

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2019年3月

 

無料でお試し・活用できるホームページ・ネット販売ツール

 

今では、当たり前になったホームページやインターネット販売。20年前は、私自身もITシステムの営業の傍ら、ホームページ制作の営業もおこなっていました。このように以前は専門の会社に依頼する必要がありましたが、最近は気軽に自社でホームページを開設したり、インターネット販売が出来るツールが増えてきました。今回は個別相談にて、ご紹介し、実際に経営者や社員の方に作成してもらったツールを2つご紹介したいと思います。

 

●ペライチ(https://peraichi.com/)

 ペライチとは、もともと「ぺらっと1枚だけ」つまり「紙一枚の〜」という意味で、「ペライチの企画書」なら「紙一枚の企画書」という意味で使われています。この「ペライチ」というサービスは、その名の通り1枚だけのホームページです。ホームページをスマートフォンやタブレットで見る方も増えている中で、多くのページがあっても、そのページにたどり着けつかないというページが存在するのも事実です。「ペライチ」では、すべてのコンテンツを1枚ペラでホームページを作成するツールです。例えば更新頻度が多くないものの、ホームページは「とりあえず」あったほうがいいという企業やお店などにオススメしています。有料版にすればFacebookやInstagramなども組み込むことができるため、通常の情報発信はSNSを使用しつつ、その企業・お店の概要を紹介するものとしてペライチでホームページを持たれています。また営業用によりも求人用にホームページを持っておきたい製造業・建設業などにもお勧めしています。

 もちろんスマホ対応していますし、まずは無料で使ってみて使い勝手がよければ、有料版に切り替え、多様な機能を使うこともできます。

 

●BASE(ベイス)(https://thebase.in/)

こちらはインターネット販売が気軽にできるサービスです。「お母さんも使える」というのがBASEの開発コンセプトです。実際にとある会社の女性のスタッフに、このBASEを使ってネットショップを作っていただきました。すでに画像・PR文などの素材があったので1商品10分程度で簡単に出品できました。毎月の固定費はかからない一方で、売れたら概ね7%前後の手数料が発生します。ある程度の売上になれば、基本料はかかっても手数料が安いサービスに移行しても良いかもしれませんが、「ネットショップを初めてしてみたい」という方にとっては「導入のしやすさ」と「使いやすさ」の面からオススメしています。ブログ機能もあるので、先程のペライチと組み合わせてサービス展開するお店もあります。また、ペライチやBASEのURLのQRコード(これも無料で作れます)を名刺・ショップカードやチラシに入れてネットへの導線にすることも可能です。

 

このようにホームページやネットショップ開設となると、以前は専門知識が必要でしたが、今では多くの方が気軽に取り組みやすくなっています。専門の会社に費用をかけてホームページやネットショップを開設するのも1つの案ですが、「まずは費用をできるだけかけずにはじめたい」「外部に頼まず自分で更新をしたい」という方には、これらのサービスをお勧めしています。

 

 

 

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2019年2月

 

中小企業でPDCAが回らない理由2

 

中小企業の経営計画の作り方・立て方の書籍、セミナーで必ず出てくるキーワード、PDCA。

 

経営計画策定は、PDCAサイクルでいうところのP(Plan:計画)の段階です。そして計画策定をきっかけにD(Do:実行)、C(Check:確認)、A(Action:検証)をおこないます。

しかし多くの中小企業では、このPDCAが「回っていない」「回せていない」のが実態です。では中小企業でPDCAを回らない理由はどこにあるのでしょうか? 前回は「Plan」段階での理由とその解決のヒントをお伝えしました。DO・Check・Actionについて一部ご紹介します。

 

【Do】

● 日々の行動に落とし込まれていない

前号での「Plan」段階で実行できる経営計画になっていないでお伝えしたとおり、(1)数値計画中心の計画、 (2)方針やスローガン中心の計画、(3)過去~現在の分析中心の計画の場合、頭では理解しているものの、日々の活動(毎日・週間・月間)にどう落とし込んでよいのか分からないことがあります。そこで、毎日の忙しさによって、経営計画そのものを忘れてしまうという悪循環に陥ってしまいます。

そこで、改めて計画書の内容を日々のTODOリストや週間・月間スケジュール帳へ重要なことは転記することで、日々の行動に落とし込むことが必要です。この作業を怠ると、結果として計画は絵に描いた餅になり、頭の中で憶えていたつもりでも忘れてしまうということになりかねません。

 

【Check・Action】

● ネガティブな気持ちで「C」Check:確認、「A」Action:検証をおこなっている

 「C」Check:確認、「A」Action:検証は、「達成・実行できたこと」「達成・実行できなかった」ことを確認し、検証します。この作業をやっていると、時には達成・実行できなかった人の「犯人捜し」になったり、時には、できなかった自分への自己嫌悪になってしまうことがあります。そこで、「なぜできなかったのか?」というマイナスの気持ちを切り替えて、「どうしたらできるのか?」というプラスの気持ちに切り替えることが重要です。すべてが計画通りに進まないこともありますし、飛び込みで仕事が入ってくることがあります。そういったイレギュラーな要因も考えながら、「どうやったらできるのか?」を考えていくことが重要です。

 

 

 

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2019年1月

 

中小企業でPDCAが回らない理由

 

中小企業の経営計画の作り方・立て方の書籍、セミナーで必ず出てくるキーワード、PDCA。

 

経営計画策定は、PDCAサイクルでいうところのP(Plan:計画)の段階です。そして計画策定をきっかけにD(Do:実行)、C(Check:確認)、A(Action:検証)をおこないます。しかし多くの中小企業では、このPDCAが「回っていない」「回せていない」のが実態です。では中小企業でPDCAを回らない理由はどこにあるのでしょうか? 私自身のコンサルティング経験を踏まえると、PDCAのそれぞれの段階にて、次のような理由があると考えています。

 

【Plan】

1 目標・計画を忘れる

2 目的・目標が不明確・達成できそうにない

3 実行できる経営計画になっていない

 

【Do】

4 日々の行動に落とし込まれていない

5 腹落ち感がなく、抵抗感をもつ社員がいる

 

【Check&Action】

6 振り返る時間・仕組みが無い

7 ネガティブな気持ちで「C」Check:確認、「A」Action:検証をおこなっている

8 計画・実行することは、「仮説・検証のサイクルを回す」ことであるという意識が薄い

 

今回は、P(Plan:計画)段階における、理由の2つと、その解決のヒントをお伝えします。

 

● 目標・計画を忘れる

 セミナーやコンサルティングなどで、目標や経営計画を憶えていますか?とお伺いすると「何だっけな~憶えていない・・・」と苦い顔をされる経営者の方が多く見受けられます。経営計画を策定した後、日常業務に戻ってしまったら、目の前のことでバタバタして、経営計画が頭の中から無くなってしまうのです。経営者も人ですから、自分が立てた目標・計画すら忘れてしまうのです。

そこで、目標・計画を忘れない・思い出させる仕組みをつくることが重要になります。それには、「自分の力」で忘れない仕組みをつくったり、「他人の力」を借りて忘れない仕組みをつくる2つがあるのです。「自分は怠けるなぁ~忘れてしまうなぁ~」と思っていらっしゃる経営者は、意図的に他人の力を借りて目標・計画を忘れないようにしていらっしゃいます。

 

● 実行できる経営計画になっていない

 過去に経営計画を作ったけれども、経営計画を作り直したいというご相談を頂くことがあります。その理由は作ったけれども、ほとんど実行できていないというものです。作成された経営計画を拝見すると、残念ながら実行できる計画になっていませんでした。

 経営計画には、決まったものがなく、様々な項目立て、様式が存在します。よくある経営計画の傾向として、(1)数値計画中心の計画、 (2)方針やスローガン中心の計画、(3)過去~現在の分析中心の計画、というものが多く見受けられます。その多くは、融資・補助金など主に社外に提出するものです。このような計画の場合、社内で活用するときに「どんなことに頑張ってよいのか」と、社員そして作成した経営者自身も分からないことさえあります。だからこそ、PDCAを回すためには行動できる計画にすることが重要なのです。行動できるとは「その計画を見て行動がイメージできる」ものです。イメージできないものは行動できません。例えば、「新商品の開発」と「売上アップ」と経営計画に記載されていても何をしていいのか分からない状態になりがちです。だから、行動を具体化することが重要なのです。その行動には2種類あります。

 

それは、

(1)毎日継続的におこなう行動(場合によってはレベルアップもあります)

(2)時間をかけて複数の行動を組み合わせた活動

です。

(1)は、整理整頓や清掃など毎日継続的に実行するものです。(2)は、ゴールに向かって逆算で行動を考え積み上げていくものです。

 

(1)(2)ともに、行動が具体的でなければ、行動に起こすことはできません。そこには、数値化したり、担当者を決めたり、対象範囲を絞ったり、ゴールを決めたりなどの行動の具体化の工夫が必要です。

実は、多くの経営計画(特に社外向け)では「行動が具体的になっていない」ものが多く、そのため経営計画が活用されず、PDCAが回らない一番の理由だと考えています。

 

次回以降では、DO・Check・Actionにおいて、PDCAが回らない理由と、その解決のヒントをお伝えしたいと思います。

 

 

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