福岡・広島の中小企業向け経営コンサルティング・ヒトサクラボのブログ(仕組み・マネジメントシステム)

福岡・広島の中小企業特化の経営コンサルタントによるブログ(仕組み・マネジメントシステム)

【628】業務の流れを見える化することで、仕事の効率を高めていく

 

先日、とある製造業のお客さまにて

業務の流れの見える化のお手伝いを

おこないました。

 

 

数人で業務をおこなっていた家業レベルから

少しずつ脱皮して、企業に向けたご支援です。

 

 

現状どのような業務を

どんな仕組み・仕掛けで

おこなっているのかを

明確にしつつ、

一方で、

どこに時間がかかっているのか?

どこにムダがあるのか?

どこを改善すべきなのか?

を関係者で協議していきます。

 

 

今までは、あうんの呼吸でできていた

仕事が人数が増えていくと

・一部の人しか知らない

・以前は必要だったものの

 今では不要な業務をおこなっている

などが多くの会社で散見されます。

 

 

この業務の流れを見えるようにすることで

それぞれの業務の目的・狙いや

非効率な点を共有化したりすることで

仕事の効率を上げることができます。

 

 

先日の製造業のお客さまでも

今後、一段と仕事の効率が上がりそうな

改善項目案がいくつか見出すことができました。

 

 

仕事のスピードを上げるだけでなく、

業務そのものを見直すことが、

生産性向上・業務効率アップに

つながっていきます。

続きを読む

【624】「分けて」そして「場合分け」で考える力が、仕組みを作ることができる力になる

 

仕組みづくりコンサルティングで

経営幹部と次世代リーダーと共に

家業から企業に向けた仕組みを

つくっていきます。

 

 

先日は建設業のお客さまにて

仕組みづくりをおこないました。

 

 

 

仕組みとは、

・誰がやっても

・迷わずに

・間違わずに

・正しい品質

で出来ることを

目的に作成します。

 

 

 

特に迷うことでの

(1)間違いが発生すること

(2)時間がかかること

を仕組みで対応することが重要です。

 

 

その仕組みをつくるときには

「分ける」「場合分け」で

考えることが重要です。

 

 

 

つまり、

迷いそうな状況で

迷わないように

「分けて」「場合分け」で

行動を示すことが

仕組みの役割なのです。

 

 

「A」と「B」では何が違うの?

「Aの場合」と「Bの場合」で状況がどう違うの?

 

と「分ける」「場合分け」が出来るかが

仕組みづくりの第一歩なのです。

 

 

分けて考えないと物事が整理できません。

 

 

仕組みづくりコンサルティングでは

仕組みをつくることがゴールですが、

「分ける」「場合分け」のトレーニングを

おこなうことで、他の状況でも分けて

考える能力を育成しています。

続きを読む

【620】数値を集計するのは、行動を起こすため

 

数値を集計するのは、行動を起こすため

 

 

仕組みづくりコンサルティングでは

会社の数字を集計してもらうこともあります。

 

売上・材料費・人件費・棚卸在庫

だったりと会社によってさまざまです。

 

 

仕組みを一旦つくると

その仕組みに合わせて

集計していくのですが、

ともすると集計そのものが

目的になることがあります。

 

いわゆる手段の目的化です。

 

 

その時には

「集計して、どうするの?」

という「そもそもに」

立ち返る必要があります。

 

 

それは「何のために」

集計するの?という

視点が重要になります。

 

 

私が考える

 

「集計する目的」

 

は行動するためにあります。

 

 

行動なくしての

集計は意味が薄いこと

があります。

 

 

集計には

(1)定時観測のように

  時系列で推移を見る

 

(2)仮説を持って改善

 の糸口を探る

 

の多く2つがあります。

 

 

(1)は定点観測して、

予兆を察知して

先手管理という行動を

促すものであること

 

 

(2)は集計して分析して

仮説を検証して、

改善という行動を

促すものであること

 

 

 

(2)の場合は、

仮説をもって分析するので

ある程度の行動が生まれます。

 

 

一方で、(1)の場合は、

定点観測という性格上

マンネリ化してしまい

その数字を見るだけで

行動しないことがあります。

 

 

 

(1)が簡単に集計できれば

いいのですが、ある程度

時間を要するのであれば、

そもそもその集計が

必要なのか見直すことも

重要なのです。

 

 

働き方改革・生産性向上が言われる中で、

上記の視点で集計という業務を

見直すことも重要なのかも知れません。

 

続きを読む

【613】方針だけでは、実行できる計画にならないこともある

 

当社ではガントチャート式経営計画を活用して

クライアント様の経営計画を定期的に

見直しをさせて頂いております。

 

 

ビジョンや経営方針さえあれば、

社員の方が勝手に動いてくれる会社もあれば、

そうでない会社もあります。

 

 

その違いは、経営者と社員に

「あうんの呼吸」と「信頼」

による関係が出来ているかどうか

です。

 

 

そこで当社では、

経営者と社員の

「あうんの呼吸」を

合わせていくための

道具として、

 

ガントチャート式経営計画

 

を活用しています。

 

 

仕事のベーススキルである

5W1H(5W2H)

を利用しながら、

 

WHO:誰が

WHEN:いつ

WHERE:どこで

WHAT:何をどこまで

HOW:どのように行う

などをガントチャートで

検討していきます。

 

 

実はこのガントチャート式経営計画

を作成過程において、経営者と社員との

方針に関する認識のズレが見られます。

 

 

それをガントチャート式経営計画

を使って認識のズレを修正して

あわせていく。

 

その対話を通じながら

信頼関係もあわせて

築き上げていきます

 

方針だけでは、なかなか社員が

動いてくれない企業にとっては

ガントチャート式経営計画は

オススメの道具です。

 

続きを読む

【612】社員間の確認などのシーンが多すぎるのは、仕組みが足りないこともある

 

仕組み作りコンサルティングの中で、

業務を洗い出してもらうと、

社員さんの間で確認・調整

している場面をみかけます。

 

 

製造業・小売り業・卸売業での

確認・調整の例として

 

 

・在庫がある?

・納期は大丈夫?

 

などの確認がよくあります。

 

 

しかし、この確認・調整が

頻度が多すぎると本来業務

に支障をきたすことがあります。

 

 

自分だけでなく、確認している

相手の時間が奪われているのです。

 

 

その確認・調整が多い場合は

ひょっとしたら仕組みが

足りないのかも知れません。

 

 

在庫を確認する仕組み

納期を確認する仕組み

もしくは

確認作業を最小限に抑える仕組み

などです。

 

 

コミュニケーションは

大事というのは言うまでも

ありませんが、その内容が重要です。

 

 

確認・調整のコミュニケーションが減れば、

もっと別のコミュニケーションに時間を

使えるのです。

続きを読む

【606】中小企業の組織運営は「思い」と「仕組み」が大事

 

家業から企業を目指す

クライアント様にて

仕組み作りのコンサルティング

をおこなっています。

 

その前提として経営者の方と

組織運営には、「思い」と「仕組み」

が必要という考えを共有して進めています。

 

 

一つは「思い」

 

経営者と社員の方の思いが

共通であったり、お互いの思いを

尊重できる関係にあること。

 

 

その為に、お互いの思いを

言い合える場が必要になります。

 

 

もう一つは「仕組み」

 

「思い」があっても、

効率的でなかったり

社員の方が戸惑うようでは

利益が出る会社にはなりません。

 

 

この両輪があってこそ、

よい組織になっていくと思うのです。

 

 

仕組みができれば、思いを言い合える

時間が取ることが出来ますし、

 

思いが共通なら、仕組みに対する

理解も進みやすいのです。

 

 

この両輪こそが

家業のいいところを残しながら

企業へと変わっていく

ポイントなのです。

 

 

続きを読む

【605】仕組みをつくるには、「分ける」力が必要

 

家業から企業を目指す

クライアント様にて

仕組み作りのコンサルティング

をおこなっています。

 

 

今まで口頭でおこなっていた

業務指示・連絡・教育が、

社員の人数が増えていくと

社員に伝わっていなかったり、

十分に伝え切れていなかったり

していきます。

 

 

そこで、仕組みをつくって、

誰でも分かる、できるように

していくことが重要です。

 

 

仕組みづくりに

必要な能力の一つとして、

 

「分ける」

 

こと。

 

 

例えば

 

・業務の流れを「分ける」

 

・複数のパターンに「分ける」

 

・大項目・中項目・小項目に「分ける」

 

・OKレベル・NGレベルに「分ける」

 

・必須なもの・あればいいものに「分ける」

 

など、「分ける」能力が必要になります。

 

 

では、どうやって「分ける」能力を

身に付けるか?

 

 

「仕組み作りのコンサルティング」

では、実際に仕組みをつくりながら、

「分ける」能力を養っていきます。

 

 

単に「分ける」のではなく、

業務上必要に応じて「分ける」

ことが重要だからです。

 

 

一緒に仕組みをつくることで

「分ける」コツを学び

いずれ一人で様々な仕組みを

作ることを期待しております。

 

続きを読む

【604】仕組み作りの第一歩:チェックリスト

 

家業から企業を目指す

クライアント様にて

仕組み作りのコンサルティング

をおこなっています。

 

 

今まで口頭でおこなっていた

業務指示・連絡・教育が、

社員の人数が増えていくと

社員に伝わっていなかったり、

十分に伝え切れていなかったり

していきます。

 

 

そこでマニュアルなどが

必要となるのですが、

マニュアルになると、

作成に荷が重かったり、

作成しても見てもらえなかったり、

するなどのハードルが出来てきます。

 

 

そこで、仕組み作りの第一歩として

オススメするのがチェックリスト。

 

 

自社のやっている業務を

チェックリストに落とし込むのです。

 

 

そこに時間軸や手順を埋め込むと

簡単なマニュアルになります。

 

 

そのチェックリストには

業務の流れを意識して

 

・準備のチェックリスト(実施前)

・実行のチェックリスト(実施中)

・確認のチェックリスト(実施後)

 

に分けていきます。

 

このように自社にとっての

チェックリストをまとめ、

少しずつ作っていくことで、

仕組みをつくるという考え方が

少しずつ芽生えていきます。

続きを読む

【577】中小企業では仕組みを作ることで、予兆に気づく

 

仕組みづくりコンサルティングの1つに、

実績の見える化をおこなっています。

 

 

会社によって、

どのような数値の

見える化をおこなう

かは様々です。

 

 

 

例えば、向こう1ヶ月先の

受注金額を見えるようにすると

今後の生産計画の検討に役に立ちます。

 

 

また、在庫金額の推移も

同じように、生産計画の

検討に役に立ちます。

 

 

その他、

・新規顧客の獲得数

・主要アイテムの販売数

・とある工程の手持ち仕事量

など、会社によって様々ですが、

その数字を把握することで、

企業の体制や動き方に変化を

起こすことが重要です。

 

 

それが、予兆に気づく

事になります。

 

先手管理とも言えます。

 

 

先手管理が出来ている企業は

 

その指標を見ながら、

日々活動しているので、

異常事態になっても、

その影響を最小限に抑えています。

 

 

 

予兆に気づくような

先手管理を十分に行えていますか?

 

 

続きを読む

【576】中小企業では規模が大きくなるにつれて、仕組みが必要になる

 

成長企業の経営者様から

お伺いするお悩みの1つに、

 

「今の規模になると、自分自身で

目が行き届かなくなった。」

 

というものがあります。

 

 

社員数が30人~50人を

越えたぐらいから、

目が行き届かなくなります。

 

 

今までは目配りをしていたことが

できなくなると、問題発生時の

解決も遅れが出たり、また、

もぐら叩きのように、対策が

後手後手に回ることも多いです。

 

 

当社では仕組みづくり

コンサルティングを行っており、

その企業の成長にあった仕組みの

導入をご提案しております。

 

 

仕組みと一言といっても

・個人の業務や

 業務の流れの見える化

・業務の手順

・チェックリスト

・実績管理

・マニュアル・ポイント集

など様々です。

 

 

今まで口頭やっていたことを

仕組みにすることで、

個人のスキルアップが

スムーズに行えたり、

ぎくしゃくしていた

コミュニケーションが

よくなったりするのです。

 

 

仕組みと言うと、

がんじがらめという

印象を受けるかも知れませんが

適度な仕組みがあると、

会社運営がスムーズになるのです。

 

続きを読む

【567】改善・改善でつぎはぎになった仕組みを改める

 

クライアント企業での

業務改善のお手伝いをするときに

2つのことをお伝えしています。

 

 

1つは、小さな積み上げ

 

もう1つは、仕組みをつくる

 

ということです。

 

 

通常の業務をしていると、

改善のヒントに気づいたり

また、トラブル発生したりします。

 

 

そこで、現状の業務を変えようと

小さな積み上げをしていきます。

 

 

例えば、

今のやり方をちょっと変えたら、

作業時間が短くなったり、

売上が上がったり

というような話です。

 

 

気づいたことをすぐに

改善するので効果はでます。

 

 

改善・改善の繰り返しは重要ですが、

トラブル発生がしないと、

今の業務のままで問題ないと

思ってしまいがちです。

 

 

そこで、

時には全体の業務の流れを見て、

改善に次ぐ改善の結果、

つぎはぎだらけになっていないかと

確認することが重要です。

 

 

つぎはぎの結果、新人の方には

分かりにくい業務になっていたり、

ある熟練の方しかできなかったり

することもあります。

 

 

そこで、今までの仕組みを見直し

新たな仕組みをつくることが

重要となります。

 

 

それを改革と呼ぶ場合もあります。

要は現状を肯定せず新しい仕事の

やり方を考えていくのです。

 

続きを読む

【547】管理する対象の総量を減らすと管理が楽になる

 

経営管理体制のお手伝いを

させて頂く中で

 

会社として管理すべき数値

 

について、

経営者や社員の方と

お話しさせて頂きながら

設定することがあります。

 

 

製造業・小売業・卸売業

管理する項目として

よくあるのが

在庫。

 

 

とある製造業の企業で、

在庫削減プロジェクト

を進めていました。

 

 

在庫が多かった時期では、

月次決算が毎月おかしな

数字になってしまいうことが

ありました。

 

色々探って、結果、在庫が

怪しいということになり、

在庫のデータを見ながら、

おかしなところを

見直してもらっていました。

 

 

プロジェクトを進め

その在庫が半減すると、

毎月の月次決算の数字も安定し、

仮に間違っていても、

どこが間違っているのかが

すぐに分かるようになりました。

 

 

在庫に限らず

商品アイテム数など

管理する数値の

そもそもの総量を

削減してみると

管理がしやすくなります。

 

 

管理に時間を取られすぎてしまうと

本来すべき改善や新しい取り組み

ができません。

 

 

本末転倒にならないように

いかに管理を楽にするかを

考えるのも業務効率化

につながると思います。

続きを読む

【509】業務改善は、まずは業務の整理から

 

業務改善・業務効率化の

コンサルティングを

させて頂くことがあります。

 

現状把握のために

・業務フロー

・役職者別の業務一覧

整備していると、

目的がはっきりしない

業務などが見つかります。

 

 

「これは何のために

やっているのですか?」

とお伺いすると、

「前任担当者から

引き継いだだけで

よく分かりません」

という意見も。

 

そこで、まずは

業務の整理をしましょうと

伝えています。

 

整理とは、5Sでいうと、

「いるもの」と「いらないもの」を分けて、

「いらないもの」は捨てること。

 

 

自分自身の仕事でも

「いるもの」と「いらないもの」

が実はあるかも知れません。

 

 

過去の習慣だったり、

前任者の引き継ぎだったり、

と漫然とやっていることが

意外にあります。

 

 

例えば、書類の整理も

重要な業務かも知れませんが、

すべての書類を整理すると

膨大な時間がかかってしまいます。

 

 

そこで、業務の効率化を

考えると同時にそもそも、

その業務が

「いるもの」なのか

「いらないもの」なのか

を考えることが重要です。

 

「いらないもの」をあえて

効率化する必要はないかも知れません。

 

 

業務改善には、業務の整理。

生産性向上において重要な取り組みだ

と考えています。

続きを読む

【503】中小企業におけるマネジメントシステムの先手管理と後手管理

 

マネジメントシステムなど

仕組みづくりのご支援の中で

「現在、問題が発生しているから

それを改善する」という

ケースがあります。

 

 

いわゆる

問題解決です。

 

多くのケースは、

誰の目から見ても分かる

問題になっています。

 

 

・在庫が多い

・納期遅れが多発

などです。

 

 

問題解決は実は

後追いの対策であることが多く

後手管理と言わざるを得ない

面もあります。

 

 

 

 

一方で次世代リーダーに

問題解決と合わせて

求められるのは先手管理。

 

 

 

このままでは

問題が発生しそうな

予兆(兆し)に気づいて

予め対策することです。

 

 

これには

 

・気づきのレベルを上げたり

 

・自らの部門の理想を持ったり

 

しないと兆しが見えてこないかも

知れません

 

 

織田信長の名言で

 

「仕事は自分で探して、創り出すものだ。

与えられた仕事だけをやるのは、雑兵だ」

 

というものがあります。

 

 

次世代リーダーには、

当てはまるフレーズだと

思いますし、当社としても

気づきのレベルをいかに

上げられるかが人材育成の

ポイントだと考えています。

続きを読む

【500】中小企業の経営者が経営計画を見返さないのは・・・

 

 

当社では経営計画の策定の

コンサルティングをさせて

頂いております。

 

 

この経営計画策定は

 

PDCAでいうところの

 

P(Plan:計画)

 

 

の段階です。

 

 

そして計画策定をきっかけに

 

D(Do:実行)

 

C(Check:確認)

 

A(Action:検証)

 

 

をおこないます。

 

 

 

一方で、経営計画を作った後

それを振り返っているかというと

振り返っていない経営者も

多いのも事実です。

 

 

それはどんなところに

背景があるのでしょうか?

 

よくお伺いするのは

 

・経営計画を振り返っても

 気づきやアイデアがでない

 

・経営計画を更新するのが面倒くさい

 

・経営計画のどこを見直していいかわからない

 

・経営計画の内容が浅い(数字とスローガンのみ)ので、

 どこまでうまくいっていてどこまで

 やっていないかわからない

 

・経営計画に行動目標と成果目標がないので、

 振り返れない

 

 

・そもそも経営計画を見返すことを忘れる。

 (誰も気にかけてくれない)

 

・経営計画を見直す仕組みがない

 

・状況が変わった(うまくいかない)ので、

 経営計画を放置している

 

・経営計画の見返すタイミングがわからない

 

・経営計画で記載した行動をほとんど

 やってないから、見返すのもいやになる

 

などです。

 

 

「そう!」とうなずく経営者も

いらっしゃるかも知れません。

 

 

当社では、単に経営計画を

策定(Plan:計画)するのではなく、

 

Do:実行

 

Check:確認

 

Action:検証

 

できるような計画作りをアドバイス

しております。

続きを読む

【499】中小企業で家業から企業に向けた仕組みを創り上げる

 

業績が良好な会社に

お伺いすると、

ビジネスに仕組みがある

企業が多いということ。

 

 

・集客をする仕組み

 

・売上を上げる仕組み

 

・利益を稼ぐ仕組み

 

・仕事がスムーズに進む仕組み

 

など、試行錯誤の結果、

仕組みを創り上げてこられた

話をよくお伺いします。

 

 

一方で、当社では

社長の個人技のようなものを

仕組み化できるよう、

支援ををおこなっています。

 

 

事業承継の中で、

先代社長・経営幹部の

ノウハウなどを

仕組みに落とすことで

継承していくことが

重要だと考えています。

 

 

一方で、

仕組みがないまま

業務をおこなっていくと

ムダが発生したりしています。

 

 

事業承継を通じて

家業から企業に向けて

仕組みづくりも求められている

と現場支援を通じて感じています。

続きを読む

【345】業務の中で、差別化できる人材育成ポイントを組み込む

 

とある会社で

業務フローの整備の

コンサルティング

をおこなっています。

 

 

業務フローを見える化する中で

必要な仕組みを整えていく

ことがメインの作業です。

 

仕組みとは、例えば、

ルールの設定であったり、

帳票の作成などです。

 

 

その一方で、

一部の人しかできていない

業務も発見できます。

 

 

その業務が

実は他社との

違いを生み出して

いたりします。

 

 

その会社では、

その業務の過程で、

お客様への提案を

おこなうこと。

 

 

求められていませんが、

気の利いた提案をすることで

他社ではなく自社を選んで

 

もらっているのです。

 

 

あるベテランの方は

当たり前におこなっていましたが

若手の方はできていませんでした。

 

 

そこに、

人材育成ポイントを

組み込むことで、

自然とできるように

促していくのです。

 

 

効率化だけが

業務フロー整備の

メリットではないのです。

続きを読む

【334】経営計画、事業計画に入れなくてはいけないモノ

 

経営計画、事業計画などの

計画策定のご相談を頂くことがあります。

 

 

このような計画では

 

「日付を入れる」

 

ということが言われます。

 

 

 

当社では

 

「ガントチャート式年間計画」

 

の活用で、日付などの時期は

当然のように入れるように

アドバイスしています。

 

 

担当者ももちろん入れています。

行動も細かく分解しています。

 

 

行動の内容によっては

 

もう一つ

 

考えてもらうこと

があります。

 

 

それは、

 

「完了要件」

(完了イメージ)

 

です。

 

 

その行動が完了したゴールを

どこまでイメージでしているかを

事前に記載していないと

行動が終わったかどうかが

分からない場合があるのです。

 

 

例えば、

 

マニュアルを作成する

 

というアクションの場合。

 

 

そのマニュアルが

 

  1ページなのか

10ページなのか

50ページなのか

 

 

は内容を見ても

分かりません。

 

 

計画した当初で

イメージが沸かない場合も

あるかも知れませんが、

想定として入れておくことが

あとでできたかどうかの

検証のヒントになるのです。

 

 

この完了要件を

共有することが

計画を共有することに

つながるのです。

 

 

是非、完了要件を

考える場面を作って

みてください。

 

続きを読む

【299】仕組みやルールは、社員を縛るため?

 

仕組みやルールと聞くと、

がんじがらめになると

思う社員の方もいらっしゃる

と思います。

 

 

しかし、一方で

仕組みやルールがないことを

想像してみてはいかがでしょう?

 

 

そうなると、

自分が何をどこまで

やっていいのか

分からないままに、

・結局しなかったり、

・仕事が雑になったり

することがあります。

 

 

また、仕組みがないと

一生懸命にやっている自分からすれば

相手に対しても、イライラが

発生する場合があります。

 

 

仕組みやルールというのは

「社員を縛る」

という側面は確かにありますが、

それを真正面から捉えるのではなく

「お互いに気持ちよく働く」

という視点で構築すると

前向きな仕組みができると思います。

 

 

お互いのイライラが減るには

どうしたらいいかを

考えながら仕組みを

つくっていくのです。

 

前回の、

心得の視点も取り入れて

お客様に選ばれるための

仕組みという観点で

考えることも重要です。

 

 

仕組み・ルールについて

「社員を縛る」

という見方を変えてみましょう。

 

 

 

続きを読む

【280】その仕組み(経営システム)は何のためにいるかを考える?

 

マネジメントシステムなど

仕組み作りのお手伝いをすると、

コンサルタントから質問を

するケースがあります。

 

例えば業務フローでは・・・

 

 

「これ以外の業務ってないですか?」

「このチェックでNGなら、

次はどういう流れになりますか?」

 

 

このような質問を受けると、

経営幹部や次世代のリーダーは

記憶を紐解き、想像をかき立てながら、

次のシーンを考えていきます。

 

 

Aの場合は・・・

Bの場合は・・・

Cの場合は・・・

といった形で

「場合分け(ばあいわけ)」

をして考えていきます。

 

 

今までは、どちらかと言えば、

見えている現実を中心に物事を

考えていましたが、

仕組みをつくるとなると、

見えていないことを考えていく

ことになります。

 

 

しかもこの場合分けが

シナリオを作る力になり、

戦略構想力や代替案の検討

という経営幹部に必要な力の

土台になっていきます。

 

 

実はこの「場合分け」する力が

今まで言われた通りにしていた

幹部社員からすれば、意外にも

ハードルが高いことなのです。

 

言われたことだけを

おこなっていたことから

イメージする力を求められますから。

 

 

このイメージする力を

つけることで頼もしい幹部

へ成長してくれるのです。

続きを読む

【279】仕組みづくりをすると、場面をイメージする力が身につく

 

マネジメントシステムなど

仕組み作りのお手伝いをすると、

コンサルタントから質問を

するケースがあります。

 

例えば業務フローでは・・・

 

 

「これ以外の業務ってないですか?」

「このチェックでNGなら、

次はどういう流れになりますか?」

 

 

このような質問を受けると、

経営幹部や次世代のリーダーは

記憶を紐解き、想像をかき立てながら、

次のシーンを考えていきます。

 

 

Aの場合は・・・

Bの場合は・・・

Cの場合は・・・

といった形で

「場合分け(ばあいわけ)」

をして考えていきます。

 

 

今までは、どちらかと言えば、

見えている現実を中心に物事を

考えていましたが、

仕組みをつくるとなると、

見えていないことを考えていく

ことになります。

 

 

しかもこの場合分けが

シナリオを作る力になり、

戦略構想力や代替案の検討

という経営幹部に必要な力の

土台になっていきます。

 

 

実はこの「場合分け」する力が

今まで言われた通りにしていた

幹部社員からすれば、意外にも

ハードルが高いことなのです。

 

言われたことだけを

おこなっていたことから

イメージする力を求められますから。

 

 

このイメージする力を

つけることで頼もしい幹部

へ成長してくれるのです。

続きを読む

【278】組織化したいなら、マネジメントシステム構築が第一歩

 

当社へのコンサルティングのご相談で

「家業」から「企業」へ

変化させたいとお話を頂きます。

 

 

今までは、先代のワンマンで

すべて物事が決まっていたので

それを見直し、ボトムアップ中心の

経営へ図ろうと新社長は決心されます。

 

そこで、いざボトムアップの

号令をしても、意外にも

なかなか動いてくれません。

 

 

という状態でご相談を頂きます。

 

 

それは、社員からすれば

何をどこまでしていいのか

分からないという側面が

あるからです。

 

 

そこで、1つの選択肢として、

経営の仕組み(マネジメントシステム)を

一緒に作りながら、ボトムアップ意識

を芽生えさせていきます。

 

その中の1つとして

・ガントチャート式年間計画

・業務フロー

・ミーティング開催

・チェックリストづくり

・ツールづくり

など仕組みがあります。

 

 

これらの仕組み作りを通じて、

ボトムアップ型の組織ができ

「家業」から「企業」

となっていくのです。

 

 

かけ声1つで

「家業」から「企業」へ

変化するほど、

今までの社風を変えるのは

簡単ではないのです。

 

 

 

続きを読む

【266】成長を目指す企業に仕組み(マネジメントシステム)が必要なワケ

 

成長を目指す企業では、

今までは少人数で口頭の

やりとりで済んでいた業務が、

社員が少しずつ増え、

仕組み(マネジメントシステム)がないと

社内が混乱し、お客様に迷惑をかける

ケースが出る場合があります。

 

 

仕組みをつくる目的として

 

(1)誰でもできるような業務にする

 

(2)その結果として、同じ製品・サービスの品質を保つ

 

ということが挙げられます。

 

 

そのため、以下の流れで、

上記の目的を達成していきます。

 

1.業務フローで業務を見える化する

 ↓

2.業務のムダが見える・改善点が見える

 ↓

3.業務改善して業務が効率化・共通化する

 (マニュアルなど仕組みを整備)

 ↓

4.仕事の品質・スピードが改善する・同じ品質になる

 ↓

5.製品・サービスの品質・スピードが改善する・同じ品質になる

 

 

 

どこまでの仕組み(マネジメントシステム)が

必要なのかは、企業や事業によって異なります。

 

 

というのも、仕組みがないが故の

今までの臨機応変の良さが

事業において、大切な場合も

あるからです。

 

 

とは言いつつも

仕組みがない会社というのは、

ムダが多いはずですので、

管理職・次世代のリーダーと

お話ししながら、その会社に合わせた

仕組み(マネジメントシステム)を

作っていきます。

 

続きを読む

【263】マネジメントシステム(経営システム)構築のための診る視点

 

マネジメントシステム構築では、

業種毎に必要な仕組みが異なります。

 

そして、その会社の文化や

社長の方針によっても必要な

仕組みが異なります。

 

 

協議を繰り返しながら、

要否を共に検討しています。

 

 

現状把握の際には、

一例を挙げると以下のようなものが

「存在するか?」「今後必要か?」

を確認していきます。

 

 

(1)各種計画

(2)業務フロー(メイン・サブ)

(3)マニュアル・基準

(4)コミュニケーションの場・意思決定ルート

(5)主要文書・記録

(6)ITシステム

 

 

 

(1)~(6)がそれぞれ関連し合って

マネジメントシステムが構築されます。

 

 

 

マネジメントシステム構築

コンサルティングにおいて、

まず現状確認するのは

 (1)各種計画

 (2)業務フロー(メイン・サブ)

の2つ。

 

 

 

この2つがマネジメントシステムの

根幹だと考えています。

 

 

企業として、

・どんな計画にもとづいて(計画)

・どのような流れで商品・サービスを

 提供しようとしているのか?(業務フロー)

を確認することがマネジメントシステム構築の

第一歩なのです。

 

 

(1)計画と(2)業務フローを確認・作成して

それらをベースにして

 

(3)マニュアル・基準

(4)コミュニケーションの場・意思決定ルート

(5)主要文書・記録

(6)ITシステム

の仕組み作りの支援に移っていきます。

 

 

 

マネジメントシステム構築の視点では、

(1)~(6)がちゃんと関連して動いているのかを

確認しながらご支援させて頂いています。

 

 

 

 

続きを読む

【261】業務改善・業務効率化のために業務フローから「人」「仕組み」を見直していく

仕組みづくりコンサルティングにて

業務フローをまず作成してもらっています。

 

その会社の業務フローを見ることで

マネジメントシステムの現状を

多くの部分を把握することができます。

 

業務フローを分析することは

その会社が、どういう風に

仕事を進めていくのかを

見える化していくのです。

 

 

先日お伺いした、会社でも、

これまで見えていなかった

業務の流れが見えるようになったと

喜んでいらっしゃいました。

 

 

そこで次のステップです。

業務フローはあくまで現状把握。

 

 

 

そこから、

「人」「仕組み」を

見直していくのです。

 

 

まずは、「人」

 

とある業務が、

実は1人しかできないことは

中小企業ではよくある話です。

 

それが他の人でもできるように

するにはどうするか?を優先順位を

考えながら育成計画を作っていきます。

 

 

次に、「仕組み」

 

今の仕事のやり方にバラツキがある。

そこでルールや手順を決めたり、

また他の方でもできるように、

マニュアルやチェックリストが

できるようにしていきます。

 

 

 

業務フローで、「人」「仕組み」

を見直していく。

 

 

これが業務改善であり、

業務効率化につながっていくのです。

続きを読む

【257】マネジメントシステムとガントチャート式年間計画

 

今月も今日が最終日です。

 

 

当社でもガントチャート式

年間計画を活用して、

今後の活動計画を

月末にも見直しています。

 

 

毎月の見直しは

PDCAサイクルの

「C」(CHECK)の

状況です。

 

 

この一ヶ月間に

・何を実施して(Do)

・何が起きて(結果)

・何に気付いて(Check)

・来月以降で何をするか(Action)

を考えていきます。

 

 

毎月末、大体1時間

前後で検討します。

 

 

 

このガントチャート式年間計画も

当社におけるマネジメントシステムの1つであり、

他社でのコンサルティングでも使用しています。

 

 

全社や部門別、

場合によっては

新規事業で作成して

もらっています。

 

 

やるべき事を

 

・具体化でき

・共有でき

・チェックでき

・新たなアクション

 を考えることができる

 

オススメのツールです。

 

続きを読む

【256】マネジメントシステムと仕組み作りコンサルティング

 

コンサルティングにおいて、

仕組み作りコンサルティングを

おこなっています。

 

 

当社が導入を支援する

「仕組み」にはいろいろとあります。

 

経営計画のような

「計画系」

 

業務フローのような

「見える化系」

 

実績管理のような

「計数管理系」

 

会議のような

「コミュニケーション系」

 

など、様々な仕組みの

導入の支援をしています。

 

 

現在のクライアントでは

●中期経営計画

 と

●業務フロー

を中心に進めています。

 

 

これらの仕組みを

他の企業において、

「マネジメントシステム」

と呼ぶケースもあります。

 

 

このマネジメントシステムという

名称だと分かりにくいので、

当社では

 

「仕組み」

 

と呼んでいます。

 

 

 

言葉は違えど、

大枠は意味するところは

一緒という認識です。

 

 

マネジメントシステム、

仕組みがないことには

みなバラバラで非効率を

起こしてしまうのです。

 

 

そして、マネジメントシステム、

仕組みは「人」が動かすもの

ですので、それに向かっていく

ビジョンや人間関係も重要になってきます。

 

 

そのためには、押しつけの

マネジメントシステム、仕組み

ではなく自分たちでつくることが重要です。

 

 

それを大切にコンサルティングをおこなっています。

続きを読む

【252】大事なことは、毎日見る仕組みをつくる

 

目標を達成しない理由のNO1は

 

 

 

「目標そのものを忘れる」

 

 

という人が多いことを

以前お伝えしました。

 

 

 

それなら、「目標を毎日見れば良い」

と思うのですが、それすら

忘れてしまうのが人間なのです。

 

 

 

人は忘れる動物ですから。

 

 

 

クライアントさんから相談を受けて、

目標や、自分にとって大事なことを

思い出す仕組みや仕掛けを

会社や人にあわせて検討しています。

 

 

よくあるのが、、、

 

 

・机など自分がよくいる

 場所の前に貼る

 

・朝礼後、自分の目標を見る

 という流れを会社全体で作る

 

などです。

 

 

そうは言っても、出張などが入ると、

結局見なくなるという話もあります。

 

 

私自身もそうなのです。

 

 

 

そこで考えたのが、

自分宛にメールを自動的に送る

ということ

 

 

経営幹部・次世代のリーダー

クラスになると、メール着信を

毎日チェックする人は多いです。

 

 

 

 

私の場合はGoogleカレンダーの

通知機能を使って、メールの件名に

目標や大事にしたいことを入った

メールを毎日受信しています。

 

 

そのメールを見て心新たにして、

メールを削除しています。

 

 

机など目の前に貼ることもいいですが、

さらっと見るだけになりがちで

いつの間にか単なる「風景」に

なってしまいがちです。

 

そうなると目標を

目標と思わなくなります。

 

 

目標を見て、心新たにする瞬間が

大事だと思うワケです。

 

 

それが私にとって

メールを消す作業なのです。

 

 

先日、お会いした次世代のリーダーは

使い慣れているEvernoteの

リマインダー機能を使ってみると

いうことになりました。

 

 

このようなツールは

いろいろとあります。

 

 

今回はメールですが、

自分が大切だと思ったことを

忘れない仕組みをつくることが

目標達成・自己変革への

第一歩なのです。

 

続きを読む

【140】仕組みだけじゃ不十分なワケ

 

これまで仕組みの話を

お伝えしてきました。

 

「仕組み」というのは

組織や社員のパフォーマンスを

最大限に発揮するツールです。

 

 

中には、これだけやれば、

うまくいくという方も

いらっしゃいますが、

私はそうは思っていないのです。

 

 

 

それは、マーケティング

(売れる仕組み)を除けば、

仕組みの多くが内部(社内)のもので、

外部のお客様やライバルのことを

考える戦略が抜けているからです。

 

 

もちろん業績がよい会社は

戦略が上手くいっているので、

内部固めが大事です。

 

 

多くの中小企業では、

お客様に選ばれ、

 

売上を確保するという「攻め」

 と

内部を固め、無駄をなくし

利益を確保するという「守り」

 

の両方が必要になってきます。

 

 

だからこそ、

仕組みだけあれば、

全てがうまくいく

というものでもないと思うワケです。

 

 

そこで、

経営幹部・管理職には

「攻め」と「守り」の双方を見つつ、

今、自分が「攻め」・「守り」の

どちらを考えているかを

視点を上げて見る全体観も

必要だと思うのです。

 

 

 

続きを読む

【139】人事制度や評価制度は仕組み作りの後で

 

中小企業で

人事制度・評価制度・給与制度を

導入した会社で上手くいっているケースと

そうでないケースがあります。

 

 

上手くいっていないケースの原因の一つとして

仕組みが不完全な場合があります。

 

なぜなら、

仕組みが不完全であるから、

ベースとなるものがなく、

何を頑張ったのか成果が

見えづらいからです。

 

そのため、結局は導入前の

社長・経営者の気持ち(情意考課)で

決まります。

 

 

ある会社では、仕組みがないまま

人事評価制度を導入しました。

 

人事異動で担当が変わりましたが、

仕組みがないため、

業務がうまくこなせず、

結果、評価もよくならない

というような悪循環を起こしました。

 

もともと公平な評価をすることが

目的だった制度のはずだったのですが、

仕組みがないところで働いている人にとっては

あまり嬉しい制度ではありません。

 

 

人事制度・評価制度・給与制度は

他の仕組みがある程度整ったと思った時に

導入するとより効果を発揮します。

 

 

人事制度・評価制度・給与制度の導入を

お考えの場合は、是非、会社の仕組みに

不備がないか見直してみましょう。

続きを読む

【138】仕組み作りの効果 その3

 

会社の仕組み作りの

コンサルティングや研修では

ホワイトボードなど手書きをしながら、

必要な資料を考えています。

 

 

そうすると、

頭の中の整理・整頓が

できてきます。

 

 

仕組みがないから、

現在の状況が

ごちゃごちゃしていきますが、

仕組みを作る過程において、

「あれとこれは別物」

「今はこれを話そう」

といった、議論ができてきます。

 

頭の中で、本棚のイメージ

できているかのように

論点の違いが分かるよう

になります。

 

 

この繰り返しが

考えて動く幹部社員に

つながっていきます。

 

 

よく社員の発言が変わってきたという

評価頂くのは、このプロセスを

おこなっているからだと思います。

 

 

外部のマネジメント研修では

そうはならなかったとの

評価を頂くことがあります。

 

通常のマネジメント研修は

知識を得て、規定のフォーマットに

落とし込むことが通例ですが、

このように現場に向きあう

仕組み作りは実践的だと考えています。

 

続きを読む

【137】仕組み作りの効果 その2

 

仕組み作りでは、

手書きで考え、

PCで清書したりします。

 

自ら作ってこそ

動く仕組みですからね。

 

 

プロジェクターを使って

皆で議論していくこともあり、

その中で、PCスキルが上がると

いう効果もあります。

 

 

通常、人のPC作業を

じっくりと見ることはないので、

メンバーのPC作業を見ながら

「このやり方ならすぐできるね~」

と今までのPC作業のムダに

気づかれます。

 

 

私自身も教えることもあります。

 

 

この仕組み作りの

コンサルティングや研修で

PC作業が早くなった方もいます。

 

想定外の効果です。

 

続きを読む

【136】仕組み作りを通じて体得してもらいたいこと

 

経営幹部・管理職の人材育成で

対応させて頂くテーマの一つ

「仕組み作り」

 

そのコンサルティング兼研修にて

気をつけていることがあります。

 

 

それは、

コンサルタント側が

一方的に作らない

ということです。

 

 

なぜかというと、

一方的に仕組みを作ると、

押しつけの仕組みになってしまい、

残念なことに活用されないこと

もあるからです。

 

 

ということで、

経営幹部・管理職・次のリーダーが

前向きに自ら作ってもらうことを

意識しています。

 

 

ただし、0から作るのは

慣れないメンバーにとっては

大変ですので、

やり方をガイドしつつ、時には

フォーマットを提供しますが、

必ず変えてもらうようにしています。

 

 

それは

・自分で考える習慣をつけてもらうため

・自分で作ったものと受け止めてもらうため

・完成し運用していて、今後自ら変更できるように

 仕組みの狙い・ツボを理解してもらうため

など、参画メンバーに体得してもらいことが

あるためです。

 

 

「仕組み作り」を通じて

「自ら考え、自ら動く」社員を

作っていくことを目的としているので、

自ら手を動かして仕組みを作ることが

大事だと思っています。

 

 

どこまでの仕組みのレベルが必要かは

現場を見てコンサルティングしながら

判断していますが、

コンサルタントは

仕組み作りの代行役

というより

仕組み作りのガイド役と

言ってもいいかも知れません。

 

作るのは、会社のメンバーです。

 

続きを読む

【135】仕組み化はタイミングが重要

 

前回、仕組みの種類について

お伝えしました。

 

 

組織化・企業化に向けては

重要な取り組みです。

 

 

ただし、1つ留意点があります。

 

 

それは、

仕組みに縛られては

いけないということ。

 

 

例えば、新規事業の場合は

ビジネスとして立ち上がっていない状態で

戦略・戦術も大きく変わりがちなので、

仕組みが多くないほうがかえって

スピーディーに動くこともできます。

 

 

むしろ、事業として安定し

ある程度業務がパターン化

しているならば、仕組み化は

オススメです。

 

 

その他の仕組みに

縛られがちになる例として、、、

 

人に関わる制度、

つまり、

人事制度・評価制度・給与制度などは、

他の仕組みと違って柔軟に変更することは

難しい場合が多いです。

 

社員に混乱を与えかねません。

 

社員が100名未満の企業の場合

むしろ、そういう制度がない方が、

働きやすい環境・求める人材を

集めることができやすい場合もあります。

 

 

 

つまり、仕組み化は

タイミングが重要

ということです。

続きを読む

【134】仕組みにはどんなものがある?

 

クライアントさんの企業で、いろいろな

仕組み作りをお手伝いしてきました。

 

企業に行くと、

「うちは仕組みがないから」

と言われることも多いです。

 

そもそも仕組みって

どのようなものがあるかを

整理する意味でご紹介したいと思います。

 

 

●ルール・規則型

 社内にあるいろいろなルールを指します。

 整理・整頓や就業規則などもこちらに

 入るでしょうね。

 

●制度系

 給与制度・目標管理制度のような

 ルール・規則よりもよりしっかりとしたものです。

 

●マニュアル・手順系

 仕事をどうやって進めるか、まさに

 やり方を示したものです。

 

●チェックリスト・ポイント集系

 マニュアル・手順ほど、しっかりしていませんが、

 業務上必要なポイントを列挙したものです。

 

●スキーム系

 ビジネスモデルの整理や

 業務フローなど全体像を捉える時使います。

 

 

●見える化系

 実績管理表・スキルマップなど

 今まで見えなかったものを

 見えるようにする時に使います。

 

 

●計画・スケジュール系

 見える化の一種ですが、

 会社や部門・営業の計画・方向性を示したものです。

 ガントチャート式年間計画はスケジュール系です。 

 そしてPDCAの要素が入っています。

 

●ツール系

 見積積算や営業ツール(パンフ・Web)など

 

 

すべて一度に作る必要はありませんが、

企業化・組織化を進める時の参考

になればと思います。

 

 

オススメは前回お話しした

 

 

 

「業務フロー」です。

 

 

 

業務フローを作れば、

次にどれを作ればいいかが

優先度が見えてきます。

 

 

仕組み作りの際には、

幹部や次のリーダーを巻き込んで作成すれば、

人材育成にもつながります。

 

そして、出来上がった仕組みがあれば

チームがよりチームとして機能していきます。

続きを読む

【133】業務フローは仕組み化の第一歩

 

企業が大きくなる時に

必要となるのが

仕組みづくり。

 

マニュアルづくり

ルール・基準づくり

などですね。

 

 

仕組み化でよく

ご相談・ご依頼を

頂いております。

 

仕組み化の第一歩として

業務フローの作成をご提案

しています。

 

 

過去にお伺いした企業では、

業務フローがあったとしても

大雑把で単純な流れしか

記載されていない

ケースも見受けられます。

 

 

そういうケースは

十分に活用できていないのが

ほとんどです。

 

 

業務フローの作成を

ご支援している企業では、

業務フローのそれぞれの業務において

例えば、、、

・業務でのコツや留意点

・業務の合格水準

・業務に必要な帳票類・データ・ツール

など新しい社員が活用できるような

ものに仕上げております。

 

こうすることで、

ポイント集やマニュアルなどの

整備やしやすくなります。

 

その上、その業務での改善点も

見えてくる場合もあります。

 

 

業務フローは仕組み化の第一歩です。

 

 

続きを読む