福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2018年10月)

【628】業務の流れを見える化することで、仕事の効率を高めていく

 

先日、とある製造業のお客さまにて

業務の流れの見える化のお手伝いを

おこないました。

 

 

数人で業務をおこなっていた家業レベルから

少しずつ脱皮して、企業に向けたご支援です。

 

 

現状どのような業務を

どんな仕組み・仕掛けで

おこなっているのかを

明確にしつつ、

一方で、

どこに時間がかかっているのか?

どこにムダがあるのか?

どこを改善すべきなのか?

を関係者で協議していきます。

 

 

今までは、あうんの呼吸でできていた

仕事が人数が増えていくと

・一部の人しか知らない

・以前は必要だったものの

 今では不要な業務をおこなっている

などが多くの会社で散見されます。

 

 

この業務の流れを見えるようにすることで

それぞれの業務の目的・狙いや

非効率な点を共有化したりすることで

仕事の効率を上げることができます。

 

 

先日の製造業のお客さまでも

今後、一段と仕事の効率が上がりそうな

改善項目案がいくつか見出すことができました。

 

 

仕事のスピードを上げるだけでなく、

業務そのものを見直すことが、

生産性向上・業務効率アップに

つながっていきます。


【627】フレームワークを「使いこなす」からのレベルアップ

 

経営戦略・マーケティングで

出てくるフレームワーク。

 

「考える時の枠組み」ということで、

フレームワークを使って考えると、

整理して考えやすくなる

というものです。

 

 

フレームワークには

例えば、

・SWOT分析

・3C分析

・4P

などがあります。

 

それ以外にもいろいろな

フレームワークがあり、

今でも新しいフレームワークが

開発されています。

 

 

そこで、

それらの多種多様な

フレームワークを使いこなそう

と考える人がいます。

 

私もその1人でした。

 

しかしながら、それを

使いこなしたからと言って

必ずしもよい解決策が生まれる

ワケではありません。

 

 

むしろ、そのフレームワークに

こだわりすぎて、自分の思考が

抜け出せなくなることすらあります。

 

 

なので、私はフレームワークは

次のように考えています。

 

世の中で知られている著名な

フレームワークは逸品であるものの

あくまで1つの例に過ぎない。

 

 

なので、

あらゆるフレームワークを学び、

場面場面で使いこなすというより、

 

素晴らしいフレームワークの

特徴や本質を自らフレームワークや

筋のよい分け方を見出すことに

活用することの方が実践の場面において

最適かつスピーディーな答が出ると思うのです。

 

 

フレームワークを使いこなすという

フレームワーク志向に陥らず、

自らの視点でフレームワークを作り出す

もしくは、筋のよい分け方をおこなう

ことに当社の幹部人材育成に力点を

置いています。


【626】頭の混乱をなくすために「分ける」~中小企業の人材育成~

 

当社では、家業から企業を目指す

後継者・経営幹部・社員育成を

おこなっています。

 

 

それぞれのレベルアップに向けて、

単なる経営知識の習得に留まらず

会社の課題をどう改善していくかを

考えてもらいます。

 

 

課題解決に向けて改善策を考え、

実行し振り返るという実践を

繰り返して行きます。

 

 

その中で、参加者の頭の混乱を

なくすために、「分ける」

ということを意識しています。

 

それは

 

・現状を分けて、整理する

 

・原因を分けて、整理する

 

・対策を分けて、整理する

 

・実行スケジュールを分けて、整理する

 

ということです。

 

 

分けない状態で薦めると

頭の中がもやもやしたり、

ぐちゃぐちゃになったりと、

前に進みません。

 

 

そこで「分ける」という

ことをまずは習慣づけ

をしてもらいます。

 

 

そこには

「事実」と「意見」を分ける

「5W1H」で分ける

「フレームワーク」で分ける

ということも合わせてやっていきます。

 

 

 

要所要所で「分ける」技術

を身につけることが、

実は後継者・経営幹部・

社員のレベルを上げる

1つの重要なポイントなのです。

 


【625】外国人労働者・外国人技能実習生とのコミュニケーションをよくするための5W1H

 

 

業種問わず、社員の方の

受信力・発信力を向上するための

5W1H徹底活用研修

 

 

クライアント様の中には、

外国人技能実習生がいらっしゃる

会社様もあります。

 

 

実はそこでも5W1Hは

活用できるのです。

 

 

 

日本語は、省略できる言語です。

 

例えば、「あれ、やっておいて」

という日常の業務でおこなわれている会話では、

英語や中国語だと主語が必要になります。

 

 

外国人にとっては、

省略が多い日本語は

難しいと思います。

 

 

そして、その極みとなるのが

「あうんの呼吸」

 

 

言わなくても察する文化です。

 

 

しかし外国人にとっては、

察することができないケースが

多いと思います。

 

 

だからこそ、外国人には

5W1Hでしっかり伝えないと

いけません。

 

 

先日、研修したクライアント様でも

話すことが苦手だから、製造部門で

働いているものの、外国人と接するためには

自分自身の発信力を鍛えないといけない

と研修を通じながら再認識されたようです。

 

 

 

社員の受信力・発信力が高まれば、

報告・連絡・相談のレベルが格段に上がり

外国人のみならず、日本人との

自然とコミュニケーションはよくなり、

コミュニケーションのムダはなくなるのです。

 


【624】「分けて」そして「場合分け」で考える力が、仕組みを作ることができる力になる

 

仕組みづくりコンサルティングで

経営幹部と次世代リーダーと共に

家業から企業に向けた仕組みを

つくっていきます。

 

 

先日は建設業のお客さまにて

仕組みづくりをおこないました。

 

 

 

仕組みとは、

・誰がやっても

・迷わずに

・間違わずに

・正しい品質

で出来ることを

目的に作成します。

 

 

 

特に迷うことでの

(1)間違いが発生すること

(2)時間がかかること

を仕組みで対応することが重要です。

 

 

その仕組みをつくるときには

「分ける」「場合分け」で

考えることが重要です。

 

 

 

つまり、

迷いそうな状況で

迷わないように

「分けて」「場合分け」で

行動を示すことが

仕組みの役割なのです。

 

 

「A」と「B」では何が違うの?

「Aの場合」と「Bの場合」で状況がどう違うの?

 

と「分ける」「場合分け」が出来るかが

仕組みづくりの第一歩なのです。

 

 

分けて考えないと物事が整理できません。

 

 

仕組みづくりコンサルティングでは

仕組みをつくることがゴールですが、

「分ける」「場合分け」のトレーニングを

おこなうことで、他の状況でも分けて

考える能力を育成しています。


【623】気が利く人・先回り出来る人は相手の「目的」「ゴール」を考えられる人

 

5W1H徹底活用では

ホウレンソウ(報告・連絡・相談)だけでなく

 

「聞く・質問する・整理する・考える・伝える」

 

ための5W1Hを学んでもらいます。

 

 

このワークを通じて

社員の方の発信力・受信力を高めること

を目的にしています。

 

 

先日も、とある企業様にて

5W1Hの研修をおこないました。

 

 

その研修では、

相手(顧客・上司)にとっての

 

「目的(WHY)」

 

「ゴール(WHAT)」

 

を考えられる方が、

気が利く人ということ

をお伝えしました。

 

 

すると、

オブザーブしてくださった

人事担当の役職者の方も

同感してくださり

 

「目的(WHY)」

 

「ゴール(WHAT)」

 

を考えられる方が、

仕事で先回りできる人だ

とおっしゃってくださいました。

 

 

 

仕事が出来る方というのは

シンプルですが、

 

「目的(WHY)」

「ゴール(WHAT)」

 

の2つの思考でものごとを

考えている方であり、

 

「目的(WHY)」

「ゴール(WHAT)」

 

の2つをを考えることが、

伸びる人材の要素だと考えています。


【622】ホウレンソウ(報告・連絡・相談)ができない理由・ホウレンソウ(報告・連絡・相談)をしない理由

 

経営者からのお悩みとして、

「社員がホウレンソウをしない」

ということがあります。

 

 

ホウレンソウは

報告・連絡・相談の

略です。

 

 

経営者としては、

社員からタイムリーに

報告・連絡・相談

をしてもらいたいものですね。

 

 

では、社員の方が

ホウレンソウしない理由は

どこにあるのでしょうか?

 

 

 

それは、

社員の方がホウレンソウを

・出来ない理由

・しない理由

があると思います。

 

 

できない理由は、

ホウレンソウといった

情報発信の型を学んでいないから

何をどうホウレンソウしていいのか

分からないのです。

 

 

一方、

しない理由は、

その人の思考スタイルに

あります。

 

 

当社の5W1H徹底活用研修

ホウレンソウを含めた

情報の発信力・受信力の

向上を図ります。

 

 

また、ハーマンモデル研修では、

ホウレンソウを含めて

自らの思考スタイルを知り、

どういうホウレンソウを

自らがしていて相手に合わせた

ホウレンソウのコツを学びます。

 

 

この2つの研修を通じて、

社員の聞く・質問する・整理する・

考える・伝えるなどの力を底上げを

おこなっていきます。

 


【621】 「聞く・質問する・整理する・考える・伝える」コツを知っていることが仕事力アップ・生産性アップ

 

中小企業の組織づくりを支援する中で、

一部の方が「聞く・整理する・考える・伝える」

コツを十分に理解していないことがあります。

 

 

コツと聞くと習得に時間が

かかるように聞こえますが、

「聞く・質問する・整理する・考える・伝える」

ための「骨組み」「項目」

と言ってもいいかも知れません。

 

 

それを知らないが故に、

非常にいいアイデア・見方にもかかわらず、

考え方・伝え方が不十分なため、

例えば、社長に報告や提案した際にも

社長から

「何を言いたいのか、分からない」

と言われるシーンがあります。

 

 

そこで、当社では、

 

「聞く・質問する・整理する・考える・伝える」

 

ための「骨組み」「項目」として

5W1Hを活用することを

オススメしています。

 

 

5W1H。

(Who、When、Why、Where、What、How)

 

 

中小企業では多くの方が聞いたことあるものの

使いこなせていないのが現状だと思います。

 

 

5W1H徹底活用では、

単なる報告というレベルに留まらず

5W1Hという項目分けを活用して、

「聞く 整理する 考える 伝える」コツを

深く学んで頂きます。

 

 

例えば、その仕事を、

・誰が

・何の目的で

・どこで

・何をどこまで

・どうやって

ということを掘り下げて

考えてもらいます。

 

 

単純なようですが、

5W1Hなどの項目に分けて

「聞く・質問する・整理する・考える・伝える」

ことに慣れることが

 

仕事で使う

 

・情報の発信・受信

・問題解決

・提案

 

ができるようになる第一歩なのです。

それが、仕事力アップ・生産性アップに

繋がると考えています。

 


【620】数値を集計するのは、行動を起こすため

 

数値を集計するのは、行動を起こすため

 

 

仕組みづくりコンサルティングでは

会社の数字を集計してもらうこともあります。

 

売上・材料費・人件費・棚卸在庫

だったりと会社によってさまざまです。

 

 

仕組みを一旦つくると

その仕組みに合わせて

集計していくのですが、

ともすると集計そのものが

目的になることがあります。

 

いわゆる手段の目的化です。

 

 

その時には

「集計して、どうするの?」

という「そもそもに」

立ち返る必要があります。

 

 

それは「何のために」

集計するの?という

視点が重要になります。

 

 

私が考える

 

「集計する目的」

 

は行動するためにあります。

 

 

行動なくしての

集計は意味が薄いこと

があります。

 

 

集計には

(1)定時観測のように

  時系列で推移を見る

 

(2)仮説を持って改善

 の糸口を探る

 

の多く2つがあります。

 

 

(1)は定点観測して、

予兆を察知して

先手管理という行動を

促すものであること

 

 

(2)は集計して分析して

仮説を検証して、

改善という行動を

促すものであること

 

 

 

(2)の場合は、

仮説をもって分析するので

ある程度の行動が生まれます。

 

 

一方で、(1)の場合は、

定点観測という性格上

マンネリ化してしまい

その数字を見るだけで

行動しないことがあります。

 

 

 

(1)が簡単に集計できれば

いいのですが、ある程度

時間を要するのであれば、

そもそもその集計が

必要なのか見直すことも

重要なのです。

 

 

働き方改革・生産性向上が言われる中で、

上記の視点で集計という業務を

見直すことも重要なのかも知れません。

 


【619】経費を削減するパワーと売上を上げるパワー

 

前回、経営者・経営幹部の

・活動している

・時間考えている時間

が戦略そのもの

とお伝えしました。

 

 

先日、とある女性後継者との

面談でも似たような話を

させてもらいました。

 

その女性経営者とは

当初は利益確保のための

経費削減の検討を一緒に

行っていました。

 

 

それには、その為の時間と行動が

女性後継者と社内のメンバーに

必要になります。

 

 

いろいろ話していく中で、

実は、その経費削減は

「労多くして功少なし」

という状態で、いろいろと考え、

対策を打った割には削減の効果は

得られにくいことが分かりました。

 

 

それよりも、

その経費は必要経費と思って、

むしろ売上を上げるために、

自分の時間を振り向ける

 

 

経費削減・売上アップが

自分・社内のメンバーにとって、

そして自社にとって

よい時間かを考えてもらいました。

 

 

 

その結果、経費削減に時間を費やすよりも、

その経費をカバーするだけの

利益を生み出す売上のことを考える方が、

次を考えたときに重要という結論になりました。

 

 

 

 

・経費削減に時間を使うのか?

 

・売上アップに時間を使うのか?

 

というように、後継者など経営者・経営幹部が

自分の貴重な時間を使って何を考え、

どう行動していくのかが、戦略とも言えるのです。


【618】経営者・経営幹部の活動している時間・考えている時間が戦略そのもの(タイムマネジメント)

 

後継者との面談で

経営者としての時間の使い方

についてお伝えすることが

ありました。

 

 

後継者といっても

すでに実質の経営者です。

 

 

しかし、日常業務に追われて、

なかなか将来のことについて

考えが及ばない状況でした。

 

 

そこで、お伝えしたことが

経営者や経営幹部が

 

・何に時間を使っているか?

・どんなことを考えているか?

 

が、結果として会社の戦略

になっているということです。

 

 

戦略というと難しく

感じてしまいがちですが、

将来のために

・何を考え

・どう動いているか

ということに尽きると思います。

 

 

例えば、

・利益が薄いビジネスに

 時間を割くのか?

・利益が得られるビジネスに

 時間を割くのか?

によって、将来は大きく

変わってきます。

 

 

経営者・経営幹部の

時間の使い方を見直すこと自体、

会社の戦略だと言っても

過言ではありません。


【617】仕事力アップには、ゴール(到達点)を設定する力・共有する力が重要

 

5W1H徹底活用研修は、

社員の方の仕事力アップ

を狙いにしています。

 

 

そもそも仕事力とは

どういうものなのでしょうか?

 

 

業界・職種によって

様々な仕事があります。

 

 

その仕事を完成まで

もっていく様々な力を

仕事力です。

 

 

その中で、特に重要なのが、

ゴールを設定する力です。

 

 

様々な仕事であっても、

それぞれの仕事には

・見えるゴール

・見えないゴール

という2つのゴール(到達点)

があります。

 

 

見えるゴールとは、

完成の姿が、事前に

目に見えて分かるもの。

 

例えば、完成した見本が

あるような場合です。

 

 

一方で、

見えないゴールとは、

完成の姿が、事前には

分からないもの。

 

企画書など、これから

作成して完成させて

いくものです。

 

 

それには、過去の作成例

などが参考になるかも知れません。

 

 

見えるゴールであろうと

見えないゴールであろうと、

ともに重要なのが、そのゴールを

設定し、関係者と共有すること。

 

 

 

その力がなければ、

上司から言われたことの

真のゴールが設定できず、

 

結果として、

言われたことしかできない

方になってしまいます。

 

 

その力をつけていくために

5W1Hで仕事を考えていくことが

重要なのです。


【616】ガントチャート式経営計画には、チェックポイントが必要

 

中小企業の経営計画でオススメしている

ガントチャート式経営計画

 

 

先月も、複数のクライアント様にて

経営者様、社員の方と

作成・見直しをおこなってきました。

 

 

ガントチャート式経営計画では

達成したい目標・ゴールから

・逆算して、やるべき事を書き出して

さらに、そのやるべき事

・細かくして

・具体的にして

・優先順位をつけて

整理していきます。

 

 

 

通常のガントチャートと違い、

会社の日常業務以外のさまざまな

やるべき事を見える化しているので、

社員にも浸透しやすいのです。

 

 

そこでの工夫として、

達成したい目標・ゴールに向けて

途中の「チェックポイント」を設けているか?

ということが重要です。

 

関所といってもいいかも知れません。

 

 

その関所には、

・納期の視点

・完成度・達成度の視点

などがあります。

 

 

納期の視点では、最終ゴールに向けた

中間地点として、この時期までに

到達していなければ、最終ゴールに

間に合わないというもの。

 

完成度の視点では、最終ゴールに向けた

中間地点として、この時期までに

完成度・達成度が高くないと、

次に進むスケジュールを延ばしたり、

そもそも次に進むことがよいのかも

含めて再検討するというものです。

 

 

ガントチャート式経営計画のご支援では

そのチェックポイントなどを一緒に考えながら、

ご支援しております。