福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2019年7月)

【701】「分ける」力は段取り力にも活かされる

 

「分かる」は「分ける」

 

先週、とある会社のロジカルシンキング研修で

繰り返しお伝えしたフレーズです。

 

 

この「分かる」は「分ける」は教育用語で、

 

・はじめの「分かる」は、理解できていること

・あとの「分ける」は、分解・分類できていること

 

ということです。

 

 

すなわち、ものごとを理解できているのは、

AとBの違いが分かっているということです。

 

 

ロジカルシンキングの前提として、

「分ける」という作業があります。

いわゆるMECE(漏れなくダブりなく)

という考え方があり、分ける重要性というのは

同じです。

 

 

しかし、MECE(漏れなくダブりなく)だけお伝えしても、

それってロジックツリーを作るときにだけだと勘違いされる

方もいらっしゃいます。

 

 

実はこの「分ける」ということ、仕事ができる方が

無意識的・意識的にしていらっしゃると最近感じてきました。

 

 

そして、業種・年齢・職種に関係なく、極端な話、

入社間もない方も、「分ける」を意識した発言をされます。

 

 

それは、ロジカルシンキングということではなく、

仕事の段取りについても、

・あれをやって、それをやって、

・その前にこれもしないといけないな

という風に、段取りを行動に分けていらしゃいます。

 

 

ステップ分けという言葉があるように、

ステップを分けないと、人は理解できないのです。

 

 

この分けるということは、今の仕事力をアップするのに

ベースとなるスキルだと思っています。

 

関心がある方は、以下のコラムもお読みください。

 

 


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【700】中小企業のPDCAはガントチャート式経営計画を使って「C」と「A」をしっかりおこなう

 

当社では様々な会社での各種会議での

オブザーブやファシリテーションをおこなっています。

 

新しいアイデアや方向性を考えるのは、楽しいもので、

いろいろな会社で

「こんなことをやっていこう」

「こうしたほうがもっといいのでは?」

という意見が出ることもあります。

 

 

その会議では、今後の方向性が決まったように見えても、

行動が具体化していないと、その場だけの会議になって

しまいます。

 

 

当社では、その行動を具体化するためには

「ガントチャート式経営計画」

を使って計画作りをしています。

 

 

しかし、その計画作りは

PDCAでいうところの「P」

 

PDCAとは

・P(Plan:計画)

・D(Do:実行)

・C(Check:確認)

・A(Action:修正)

で、PDCAでは、それが全て回ることで完了します。

 

 

PDCAが回るようにガントチャート式経営計画を使って

計画(P)を具体的にして、その後、実行(D)に移します。

 

 

実はその後の、進捗確認(C)と修正(A)を

やっているのか?という点が重要です。

 

 

ガントチャート式経営計画を使えば、

・何がどこまで終わったのか?

・どこで行き詰まっているのか?

・これからどうしようとしているのか?

が、参加メンバーに共有することができます。

 

 

 

今の会議ではPDCA、特に進捗確認(C)と修正(A)

は回っていますか?

 

 


【699】中小企業のSWOT分析で抜けがちな視点~内部環境~

 

経営戦略、経営計画等の研修やセミナーで

登場するSWOT分析。

 

 

企業が置かれている状況を

外部環境、内部環境に分けて、

そして

更に、プラス面、マイナス面に分けて

整理したものです。

 

外部環境の

プラス面:機会

マイナス面:脅威

 

内部環境の

プラス面:強み

マイナス面:弱み

 

です。

 

その上で、それぞれの象限について、

深く考えていくのですが、

つい、抜けがちな視点があります。

 

前回は、外部環境における顧客と競合が

抜けがちとお伝えしました。

 

 

今回は、内部環境における強みのところです。

 

強みをたくさん出すということ自体、

悪いことではないのですが、その時に

考えてもらいたい視点として、

「選ばれる理由」があるかどうか

ということ。

 

 

当社が強みを考える視点として、

選ばれる理由に関連したものが

「強み」の1つとしています。

 

 

SWOT分析はあくまで、

どのようなお客様に他社ではなく

当社を選んでもらえるかという理由、

すなわち戦略を生み出すものです。

 

その視点もSWOT分析で折に触れて思い出す

ことが大切だと思います。

 

SWOT分析について関心がある方は、

以下も参考になるかと思います。

 

■中小企業のSWOT分析に関する関連コラム・ブログ


【698】中小企業のSWOT分析で抜けがちな視点~外部環境~

 

経営戦略、経営計画等の研修やセミナーで

登場するSWOT分析。

 

 

企業が置かれている状況を

外部環境、内部環境に分けて、

そして

更に、プラス面、マイナス面に分けて

整理したものです。

 

外部環境の

プラス面:機会

マイナス面:脅威

 

内部環境の

プラス面:強み

マイナス面:弱み

 

です。

 

その上で、それぞれの象限について、

深く考えていくのですが、

つい、抜けがちな視点があります。

 

 

それは、外部環境における顧客と競合です。

 

機会という言葉につられて世の中のチャンス

脅威という言葉につられて世の中のリスク

などを考えると、

・ITの進展

・少子高齢化

というような抽象的な項目ばかり出て、

具体的なお客様像、競合(ライバル)が見えにくくなります。

 

 

SWOT分析はあくまで、

どのようなお客様に他社ではなく

当社を選んでもらえるかという理由、

すなわち戦略を生み出すものです。

 

 

その視点もSWOT分析で折に触れて思い出す

ことが大切だと思います。

 

SWOT分析について関心がある方は、

以下も参考になるかと思います。

 

■中小企業のSWOT分析に関する関連コラム・ブログ


【697】押し売りの顧客提供価値になっていませんか?

 

当社では、クライアント様

選ばれる理由を創り上げる

コンサルティングをおこなっています。

 

クライアント様が他社ではなく、

顧客から選ばれるためにはどのような事が

必要なのかを1つ1つ考えていきます。

 

 

一方で、

・顧客提供価値

という、売り手が買い手に対して

提供する価値という考え方もあります。

 

すなわち、

「我々が顧客に提供する価値は

どのようなものがあるのか?」

ということを考えていくことのです。

 

 

その検討において、気をつけないと

いけない面が2つあります。

 

それは、

(1)競合の視点が抜けていたり、

(2)顧客が望まない押しつけの価値になっていたり、

ということがあります。

 

 

そのような懸念点を避けるために、

当社では、提供価値とほぼ裏返しに近い

お客様から選ばれる理由という言葉を使っています。

 

 

お客様がなぜ当社を選ぶのかという側面で考えることで

他社でなく、かつ押しつけでない当社ならでは顧客提供価値

を考えられるのです。

 

 

価値という売り手側ではなく、

買い手側の視点で考えてみるのも

重要なことだと思います。

 

 

 


【696】「まんがでわかる!かんたん!ガントチャート式経営計画の作り方」を発売しました。

 

 

当社で、家業から企業に向けた研修メニューの1つ

「ガントチャート式経営計画」をもっと知ってもらいたいと考え、

マンガにてガントチャート式経営計画の作り方のポイントを

お伝えすることにしました。

 

 

AmazonのKindle(電子書籍)での販売となります。

 

https://www.amazon.co.jp/dp/B07V1KFPYJ

 

小さな会社・お店を中心に記載していますが、

中小企業の経営幹部人材育成などにもガントチャート式経営計画は

活用してでき、考え方そのものは変わりません。

 

<書籍紹介>

 

小さな会社・小さなお店・中小企業の経営者や後継者にオススメ!

絵に描いた餅、計画倒れにならない経営計画の作り方・使い方

 

売上・利益といった数字やスローガンの経営計画では、実行できない!?

それには、ガントチャート(工程表)を活用した行動計画が必要です。

 

実行力を上げ、成果を出すためのガントチャート式経営計画の作り方の

コツ・ポイントがマンガでスラスラ理解できます。

また、紙と付箋でスイスイ計画が立てられるようになりますから、

パソコン不要で誰にでも作成可能です。

 

中小企業向けのコンサルティングやセミナーで多くの経営者の方に、

実行力と成果をもたらした内容をマンガ化にしています。

 

 

▼この本の特徴

小さな会社・お店・中小企業が目標達成するための、

①目標設定や経営計画の考え方

②ガントチャート式経営計画で記載する、お客様に選ばれる理由作り、

 販売促進・販路開拓の考え方

③ガントチャートのポイントであり、行動できる計画にするために、

 具体的な行動に表現する仕方

④PDCAの回し方(ガントチャート式経営計画の見直しの仕方)

など、セミナーやコンサルティングで伝えていることを、

マンガで分かりやすく解説しています。

 

▼この本を読んで欲しい人

 社員・スタッフ10名未満の小さな会社・お店の経営者・後継者

 起業・創業したばかりの個人事業主・新米社長

 で次のお悩みを抱えている方

 

・毎日バタバタと忙しくしているのに、売上が上がらない

・やるべきことは分かっているのに、できていない

・売上や利益の目標を決めても、どう達成していいかわからない

・何をやっていいのか、悩みながら毎日が過ぎていく

・「食べていける(生活ができている)から、今まで通りでいいや」から抜け出したい

・経営計画を作っても、社員・スタッフに伝わらず、実行が中途半端になっている

 

 その他、小さな会社・お店・中小企業を応援する方

(税理士・社会保険労務士など士業、行政・支援機関職員・金融機関の中小企業向け融資担当者)

 にもオススメです。

 

▼目次

 

プロローグ: それぞれの目標

 

一章 ガントチャート式経営計画って何?

 一話 目標が達成できない理由

 二話 計画は目標を達成するためにある①

 三話 計画は目標を達成するためにある②

 四話 そもそもガントチャートって?

 五話 PDCAを回す?

 

二章 ガントチャート式経営計画の作成

 一話 経営計画に関する誤解

 二話 付箋に書く内容のコツ①

 三話 付箋に書く内容のコツ②

 四話 売上を上げるために必要なことは?

 五話 自分のお店が選ばれる理由

 六話 PR・リピーター作り

 七話 ガントチャートとカレンダーの違い

 八話 ガントチャート式経営計画を作成したら

 九話 P D C Aが回らない理由

 

三章 人によって目標達成の方法が異なる

 一話 山登り型

 二話 波乗り型

 三話 行動が続かない理由

 

四章 岩を砕いて実行しやすくする

 一話 カフェ経営 那央さんの場合

 二話 本屋経営 船川さんの場合

 三話 レストラン経営 柿崎さんの場合

 四話 行動すると景色が変わる

 

 

まとめ

 

ご関心がある方は、是非ご一読ください。

 

https://www.amazon.co.jp/dp/B07V1KFPYJ

 

QRコードからでもAmazonのページを見ることができます。


【695】中小企業の組織作りにおける、ワンマン・ツーボスのメリット・デメリットと運用のポイント

 

中小企業が家業から企業に転換していく中で、

1人の方が複数の業務を担うことがあります。

 

 

例えば、営業の方が商品企画をしたり、

事務の方がホームページデザインを

担当したりすることなのです。

 

優秀な方であればあるほど

複数の業務を担当することがあります。

 

もちろん家業の時でも、1人の方が

複数の業務を担うことはあります。

 

しかし、その時には経営者が全て指示を

出していたので、社員の方の仕事の状況は

すべて経営者が見ていた状況になり、

複数の業務を担当しても、優先順位は

経営者が判断することになります。

 

 

しかし、企業化に向かうと、社長以外にも

管理者・監督者が増え、複数の業務について

それぞれの管理者・監督者が違う場合、

ワンマン・ツーボスの状態となります。

 

すなわち、1人の部下に2人のボスです。

もちろん、3人のボス、4人のボスになることすらあります。

私も最高でワンマン・フォーボスの状態がありました。

 

このような状態は、複数の業務の組み合わせ以外にも

・通常業務と、委員会活動・プロジェクト活動

・直属の上司から言われた仕事と、社長から直接言われた仕事

などワンマンツーボスの様々な状態が考えられます。

 

ワンマン・ツーボスのメリットとしては、

・部下の時間の有効活用

・複数の業務を通じた部下の育成

などが挙げられます。

 

一方、ワンマン・ツーボスのデメリットとしては、

・複数の上司から指示されることで

  自分の仕事の優先順位がつかなくなる

・時には、部下の能力を超えたオーバーフロー状態

  になってしまう

 

ということが挙げられます。

 

ワンマン・ツーボスそのものは、悪くは無いのですが

運用するには、(1)業務の内容、(2)上司部下の力量が

ポイントになってきます。

 

例えば、

(1)業務の内容

 ・部下がそもそも時間内にこなせる内容であるか?

  (明らかに業務過多にならないか?、同時並行でこなせるか?)

 

(2)上司・部下の力量

 ・部下が2つの指示をこなせる能力があるか?

  (混乱しないか?、同時並行で業務ができるか?)

 ・ワンマン・ツーボスにおける部下の指示が適正か?

  (ワンマン・ツーボスを踏まえた適切な業務指示をしているか?)

 ・2人の上司の間のコミュニケーションをちゃんとおこなっているか?

  (部下が業務過多にならないように配分や優先順位を考えているか?)

 ・2人の上司が部下を見守る姿勢はあるか?

  (丸投げ状態で、部下の様子を見守ることを放棄していないか?)

 

といったことを検討する必要があります。

 

組織の活性化・効率的な業務の遂行という目的で、

1人が複数の業務をおこなうことは重要なことですが、

ワンマン・ツーボスのポイントを踏まえながら

運用し、部下を見守っていくことも重要です。

 

 


【694】研修や教育を受けるまで、身に付けておきたい「分ける」技術

 

当社では企業内で社員研修やコンサルティング

をおこなっているほか、外部研修での講師を担当

することがあります。

 

 

どの研修でもそうですが、同じ研修を受けていも

すぐに理解される方と、そうでない方が

割合は別にしていらっしゃいます。

 

当然、講師としての伝え方の力量もあります。

 

その中で研修やコンサルティングでの

社員の方とのやりとりを通じて感じるのが

理解力がある方は、情報を整理する技術を

持っていらっしゃるということです。

 

この整理する技術、すなわち「分ける」技術

について、当社がおこなう研修では

頭の中のタンスの整理整頓する技術

とお伝えしています。

 

研修に限らず、上司・お客からの話を聞く中で

 

  1. まずは頭の中のタンスに入れるべき情報かどうか?
  2. 次に、頭の中タンスに入れるならどこに入れるか?
  3. そして、頭の中のタンスの引き出し同士の関係はどうなのか?

を意識的・無意識的をおこなっていらっしゃいます。 

 

情報を整理整頓する「分ける」技術を身に付けていれば

  • 仕事におけるコミュニケーション(発信・受信)
  • OJT・研修などでの知識の習得
  • プレゼンテーション・資料作成

などがしっかりしていらっしゃる印象です。

 

そのため、「分ける」力がついていないまま

研修を受けていても、頭がタンスに整理整頓する前に、

大量の情報に、混乱していることすらあるのです。

 

 

そうなると、研修を受けても、十分な理解がないまま

業務に戻っても活かせないことがあります。

 

 

そのため、様々な研修を受講する前に、

「分ける」技術というものを身に付けておいた方が

結果的に、研修の効果が高まります。

 

 

最近は、この「分ける」技術を若手社員を

中心に、次世代リーダーに向けて教える機会が

増えてきました。

 

 

・報告・連絡・相談が上手くない

・情報を整理して話をするのが苦手

・仕事の段取りが遅い

・スケジュール管理が苦手

・書類などの整理整頓が苦手

という方は、「分ける」技術について

一度学ぶことをオススメします。

 

 

「分ける」技術について関心がある方は

以下のコラムが参考になるかも知れません。

 

 


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【693】データ集計を集計だけで終わらせない

 

当社では、複数のクライアント様にて

社内の仕組みづくりのご支援をおこなっています。

 

そこでよく出てくるのが集計業務。

 

売上、材料費、勤務時間、在庫

などの数値データを集計する取り組みです。

 

 

そもそも、集計する習慣がなかった

会社にとっては、集計した数値を見ることが

そのものが大きな変革であり、意識付けになります。

 

まずは、様々な数値に意識を向かせる段階です。

 

そのあと、定時観測をしていきます。

週次、月次、年次などさまざまなタイミング集計し、

・異常値が出ていないか?

・改善に向けた次の一手はないか?

というような気づきを促します。

 

そして、改善に向かう対策・行動をおこないます。

 

 

つまり、

 

(1)意識付け(まずは数値に意識を向かせる)

(2)定時観測と気づき(異常値・次の一手)

(3)改善に向かって具体的な対策・行動に移す

 

という3つの段階です。

 

そのため、集計しても、(1)で終わったり、

(2)でマンネリ化して、気づきが生まれなかったら

折角の集計の意味が薄れてきます。

 

(3)の改善に向かう対策・行動を起こしてこそ

集計の意味があります。

 

 

Excelなどで集計が簡単にできる一方で、

働き方改革の中で、勤務時間は減少せざるを得ません。

Excelのスキルを上げることも重要ですが、

集計して、どんな行動につなげることができるのか?

という視点で今の集計資料を見直すことも1つの見方だと

考えています。