経営計画の作り方・立て方と進捗管理の方法は?計画の進捗管理にはガントチャートがオススメ!

中小企業が逆算で経営を考える3つのポイント

「いろんな仕事のスケジュール管理ってどうやればいいの?」

「プロジェクトの進行管理がうまくできない」

「作業に漏れがあって、いつもプロジェクトが締め切り間近になってしまう…」

と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

 

そんなあなたにオススメしたいのが、「ガントチャート」です。

 

ガントチャートとは、アメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたスケジュール管理・プロジェクト(計画)管理方法です。

 

作業内容・納期・実施者を見やすくまとめられるので、スケジュール管理に効果的な方法です。 

 

そこで今回は、スケジュール管理に最適なガントチャートの概要と作り方、作成ツールをご紹介します。

スケジュール管理に最適なガントチャートとは?

 

 

   経営において目標を持つ大切さは、どこかで聞いたことがある話かと思います。その目標設定には、「山登り型」「波乗り型」の2つのタイプに分けられます。山登り型は、目標を明確に描き、それを実現させる詳細な計画を元に、行動や習慣を繰り返し、着実に行動し理想を追求するタイプです。

 

 一方で、波乗り型はプロセスを細かく決めず、大きな方向性だけを定めて、人との出会いや機会・自分の直観を元に臨機応変に行動し理想を追求していくタイプです。

 

 ※山登り型・波乗り型について詳しくお知りになりたい方は、『人生を決める「成長スイッチ」をONにする!』(古川武士著)をご一読ください。

 

スケジュール管理に最適なガントチャートとは?

スケジュール管理に最適なガントチャートとは?

 

 

ガントチャートとは、1903年に経営コンサルタントのヘンリー・ガント氏によって考えられたスケジュール管理・プロジェクト管理方法です。

 

横軸にスケジュール(日程)を置き、縦軸に作業名・担当者名・〆切などを配置します。

 

そして、その作業が行われる期間を棒状の図で塗りつぶし、スケジュールの進捗を管理していきます。

 

ガントチャートを作ると、

 

・誰が

・何を

・いつまでにするか

 

がビジュアルを通して確認できるため、スケジュール管理・進捗管理に有効だと言われています。

 

現在は主に、ソフトウェアやシステムの開発といったITのプロジェクト管理で使われることが多いようです。

 

しかしながら、会社や部門の年間の行動計画や、プライベートでは「1年間の勉強計画」「キャリアアップ計画」といったスケジュールを管理する際にも活用可能です。

 

「○月○日までに〜〜をする」と文字だけの箇条書きの計画に比べて、ガントチャートであれば、棒状のグラフで「〜〜までに○○をする。同時進行で△△をする」といった内容を直感的に理解することができます。

ガントチャートの作り方

スタートとゴールを考えたスケジュールのイメージ

 

それでは、ガントチャートの作り方をご紹介します。

 

作り方は以下の通りです。

 

1. 計画のゴールを明らかにする

2. 必要な作業を書き出す

3. 作業の開始日と完了予定日を決める

4. 作業を各自に割り当てる

 

まずは、計画のゴールを明らかにします。要は何をどこまで目指すのかという目標です。

その後、計画の目標を達成するために必要な作業を書き出していきましょう。

ちなみに、計画の目標を達成するために必要な作業を書き出すことを「WBS」と呼びます。

 

これは、

 

・Work: 作業

・Breakdown: 分解する 

・Structure: 構成する

 

の頭文字W,B,Sを取ったものです。

 

ガントチャートを作る際に、「まずWBSをつくろう」と言われることもあります。

つづいて、洗い出した作業ごとに開始日と完了予定日を決めていきます。

 

作成の留意点として「まさか」という事態は起こるものと考えておきましょう。

そのため、作業時間は余裕を持って設定しておくことをオススメします。

 

以上をガントチャートに書き込んだら、その作業を誰がするか割り当てます。

割り当ては「アサイン」とも呼ばれます。

 

こうしてできあがったガントチャートは、

 

・誰が

・何を

・いつまでにするか

 

がメンバーにもわかりやすく表記されているはずです。

 

そのためメンバー全体でスケジュール管理・進捗管理がわかりやすくなり、順調に計画を進めやすくなるのです。

 

 

次にご紹介する、ガントチャート作成ツールの中には、その作業の完了率を入力するものもあります。

 

そのため、ガントチャートを共有できていれば、計画がスムーズに進行しているかどうかもわかりやすくなるでしょう。

 

 

そこで、あるメンバーのスケジュールに不都合ができた場合でも、ガントチャートであれば、代わりに作業を行えそうな人を見つけやすくなります。

 

ガントチャート作成にオススメのツール

ビジョンから逆算した中小企業経営者のイメージ

 

 

 松下幸之助の言葉にもあったように、5年後、10年後のことを考えて、将来から逆算して現在を考えることが重要です。

 

 例えば、5年後どういう会社・お店になっていたいのか?をまず考えていくのです。売上をどのくらいに伸ばしたいのか?など自分の会社の将来を考えていきます。その時に、このくらいの売上なら、そのときの社員数は?店舗数は?など一つの将来をきっかけに将来像を膨らませていきます。一方で、会社のビジョンだとモチベーションがあまり沸かないという経営者も中にはいらっしゃいます。その時には個人の夢を考えてみるものも一案です。個人の夢は様々です。何かを持ちたい(家・車・名声)という夢だったり、何をしたい(旅行・趣味)という夢だったりと様々です。自分が本当にワクワクする個人の夢を考え出し、それを実現していくためには会社のビジョンと紐付けることも一案です。

 

ガントチャート作成にオススメのツール

利益から逆算するイメージ

 

それでは、ガントチャートを作成するのにオススメのツールをご紹介します。

 

■エクセル

 

エクセルは表計算ソフトという印象が強いため、「ガントチャート作成に使えるの?」と思われるかもしれません。

 

しかし、修正がしやすく、使い慣れている方も多いため、ガントチャート作成に使われることも多いのです。実際、私もITシステムの営業の時には入社1年目から作成しスケジュール管理をおこなっていました。

 

インターネット上には、エクセル用のガントチャートテンプレートも配布されています。

 

■みんなでガント.com (http://minna-de-gantt.com/)

つづいてご紹介するのは「みんなでガント.com」というwebサービスです。

その名の通り、ガントチャートをみんなで共有できます。 

インストール不要で、ドラッグ&ドロップといった直感的な操作ができるのが特徴。

基本機能版は無料ですが、さまざまなサービスが付いた有償版は一定の利用料がかかります。

 

 

■Brabio! (ブラビオ) (https://brabio.jp/)

Brabio! (ブラビオ)も、みんなでガント.comと同様に、インストール不要のwebサービスです。

ガントチャートを共有するメンバーが5名以内であれば、無料で利用することができます。

さまざまな色分けができるため、誰が今何をしているのか、一目でわかりやすくなっているのが特徴です。

「メンバーそれぞれの忙しさ」もチャート上のグラフで見ることができるため、新しい作業が必要になったときに、誰に割り当てれば良いかもわかりやすくなっています。

 

今回はガントチャートの概要と作り方、作成ツールをご紹介しました。

 

作業数が増えても、ガントチャートであれば、誰が、何を、いつまでにするのかを、わかりやすくまとめることができます。

 

その結果、作業に漏れが出にくいため、スケジュール管理がおこないやすくなります。

 

しかし、先程紹介した、Excelやシステムが使えないと、ガントチャートが使えないという訳はありません。

 

当社では作成ツールとして、紙とペン、そして付箋を使ったガントチャート式経営計画を提案しています。

 

小さな会社・お店の場合、また少人数で計画を進める場合、上記のようなツールを使わなくても簡単にそしてスピーディーにガントチャートの作成・見直しができ、スケジュール管理がかんたんにおこなえます。

 

以下のようなイメージです。

 

ガントチャート式経営計画のイメージ

強みを活かした経営をおこなっている中小企業経営者と社員のイメージ

 

このようにガントチャート式経営計画のよいところは、達成したい目標に向かって、何をすべきかを

 ・逆算して考える

 ・分解して考える

 ・優先順位をつけて考える

 ・一覧にして考える

というところにあります。

 

頭の中で考えていては

・ぼやっとして具体的にならない

・したいと思っても忘れてしまう

・自分の頭で思っているだけで、スタッフと共有できていない

ことがあります。

 

 これまで、経営は逆算で考えるという3つの視点をお伝えてきました。波乗り型の経営者にとっては、逆算で考えることが不得意かも知れません。しかしながら、波乗り型が不正解というわけではなく、これまで多くの経営者を支援してきた経験、自分自身の経験から、山登り型・波乗り型を両方とも組み合わせた方がよいのが実感です。

 

 それは、やるべき事にじっくりと取り組む一方で、目まぐるしく世の中が変化する中で、時には計画にこだわらず臨機応変に動くことも重要だからです。自社がいま、山登り型・波乗り型どちらを優先して行動するかということを意識し行動することが、メリハリの利いた経営になるのです。 

 

 

 

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