5W1Hを使えば、仕事がサクサク!使い方と事例を解説!

「5W1H(ごだぶりゅーいちえいち)」を知っていますか?

 

・だれが

・いつ

・どこで

・なにを

・なぜ

・どのように

 

をまとめた用語で、文章作成の場でよく使われます。

 

「でも私は作家やライターじゃないし、特に関係ないかな」

とお思いの方もいるかもしれません。

 

しかし、そんなあなたこそ、この5W1Hを知っていただきたいのです。

なぜなら、5W1Hは様々なビジネスの場に応用できるからです。

たとえば、企画書を書くときに5W1Hを意識して取り組めば、

より明確なコンセプトを持ったものを書くことができます。

その結果、企画が通りやすくなることもあるでしょう。

 

そこで今回は、ビジネスの現場での5W1Hの使い方をご紹介します。

具体的には、5W1Hを使った

 

・企画書の書き方

・報告書や日報の書き方

・プロジェクトの管理方法

 

をご紹介します。

 

5W1Hとは

 

前述の通り、5W1Hとは

 

だれが(Who)

いつ (When)

どこで(Where)

なにを(What)

なぜ (Why)

どのように(How)

 

の頭文字をまとめたものです。

 

中学生のときの英語の授業で聞いたことがある方も多いのではないでしょうか?

 

そのほかにも、新聞記者が記事を書く際に、5W1Hを徹底的に意識するなど、文章を作成するプロの間でもよく使われる用語です。

また、ビジネスでも頻繁に5W1Hは出てきます。

 

 

たとえば、マーケティングで

 

・新店舗をどこに出店するか

・新商品の開発をどうおこなうべきか

 

を考える際にも、考えの漏れを失くすために5W1Hは使われることが多いのです。

 

5W1Hは、その要素ごとに穴埋めをしていくだけでアイディアや文章の構成が出来上がるため、

 

「ビジネス的な考え方が苦手」

 

「マーケティング用語の本を読んだけど、どうやって実践すればいいのかわからない」

 

と感じている方にオススメのフォーマットです。

 

それでは具体的に、5W1Hの使い方をみていきましょう。

5W1Hの使い方 報告書

 

「作業の報告を毎日提出しなければならない」

と、日報の作成に悩んでいるビジネスマンも多いのではないでしょうか。

 

そのような、報告書の作成にも5W1Hは役立ちます。

 

基本的に、先ほどと同じように項目ごとに穴埋めをするだけなので、

慣れてくると、機械的に打ち込むようにスラスラと日報を書くことができるようになるでしょう。

自身の作業報告書や日報の5W1Hの項目としては、

 

だれが (Who)  私が

いつ (When)  いつ

どこで(Where) どこで

なにを(What) ○○の作業を

なぜ (Why)   △△という理由で

どのように(How) このようにおこなった

 

などが挙げられます。

 

なお、あなたが日報や報告書をチェックする立場にある場合は、5W1Hを用いた「日報フォーマット」を作成するのも良いでしょう。

 

この5W1Hのフォーマットは、ワードやエクセルなどデータで管理しても良いですし、「紙の方が書きやすい」という社員が多いのであれば、プリントアウトして社内に常備しておくのもオススメです。

 

このように日報のフォーマットを決めることによって、社員が日報を書くストレスも減りますし、あなたが日報をチェックする際に、「抜けている項目が無いか」、「進捗に遅れはないか」を確認しやすくなるでしょう。

5W1Hの使い方 企画書・提案書

 

企画書は、誰かにチェックしてもらい、了解を得るのが目的、ということが多いでしょう。

 

そのため、企画書自体が抽象的で、何が書いてあるのかわからない場合は、企画が通りにくくなってしまいます。

 

「こんなイベントを企画したいんです!」

 

「こういうイベントがあったらなぁ・・・」

 

という漠然とした企画書や提案書では、具体性に欠けます。

 

そのため、5W1Hの穴埋めをして、企画書を作成していきましょう。

 

例として、イベントの企画をする際には以下の項目を明らかにしていくことをオススメします。

 

だれが (Who)  誰がターゲットなのか

いつ (When)  いつ開催するのか

どこで(Where) どこで開催するのか

なにを(What) 何をするのか

なぜ (Why) なぜこのイベントをするのか

どのように(How) どのように行うのか

 

 

また、企画書だけでなく、営業の提案書でも5W1Hは活用できます。

営業で伺った先の担当者が決定権を持っておらず、上司に話を通す場合もあるでしょう。

担当者の方はあなたの提案書の内容を元に上司に報告します。

 

そのとき、「ここが○○○だから、△△△で良いですよ」と、担当者の方が上司に説明できるほど具体的に提案書が書いてあることが望ましいです。そのためにも、5W1Hを活用していきましょう。

 

5W1Hの使い方 プロジェクト管理

プロジェクトの進捗管理を任されて、

 

「あれ、このプロジェクトって、どこまで進んでるんだっけ?」

 

「あ、この作業を計画に入れるのを忘れていた・・・」

 

などと、焦った経験があるビジネスマンも多いのではないでしょうか。

 

そうならないためにも、プロジェクト管理に5W1Hを使うことはオススメです。

 

1人で進めている案件であれば、融通も効くでしょう。ですが、複数のメンバーで進めているプロジェクトであれば、作業の漏れや遅れが起こりがちです。そのため、5W1Hを使って

 

・誰がいつ、どこで、何をどのようにするのか

 

・その作業はなぜ必要なのか

 

を明らかにして、プロジェクト実施の計画を立てることをオススメします。

 

「でも、計画はどのように紙に書いて管理していけば良いの?」

と疑問に感じる方もいるかもしれません。

 

そんなあなたには、「ガントチャート」がオススメです。

ガントチャートとは、アメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたプロジェクト管理方法です。

以下の図のように、横に日付などの時間、縦に作業名が入ります。

 

このガントチャートを作ることによって、

 

・誰がいつ、何をしていなければいけないか

・プロジェクトが今どの程度進んでいるか

 

を、短時間で把握しやすくなるのです。色分けをすると、より見やすくなります。ガントチャートでプロジェクト管理をすると、計画に遅れを出さずにスムーズにプロジェクトを進めることができるでしょう。

今回は5W1Hと、その使い方を基本編としてご紹介しました。

 

当社では、それを会社の中の共通の理解・ことばとするために

5W1H徹底活用・研修をおこなっております。

 

書類作成に限らず、部下と上司とのコミュニケーションなどにも

 

活用でき、翌日からの業務にもすぐに活用できる内容です。 


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