スケジュール管理にオススメ！ガントチャートと、その作り方とは？

「経営が行き当たりばったりで、安定しない」

「数年後、会社がどうなっているか想像できない」

と不安に感じている経営者の方も多いのではないでしょうか。

そのような方々をコンサルしていて感じるのが、

「経営計画を立てていない経営者が多い」

ということです。

また、経営計画を立てていたとしても、社員と十分に共有できていなかったり、実行に移せていなかったりする場合もあります。

経営計画は立てるだけでは効果がありません。しっかりと行動することが必要なのです。

そこで今回は、今後の経営に不安を抱いているあなたに向けて、経営計画の立て方と管理方法をご紹介します。

中小企業、小さな会社・お店の経営計画とは

経営計画とは、その名の通り経営に関する計画のことです。

具体的には、

・経営への想い

・事業の目的

・売上などの目標

・それらを達成するまでの期間

・実現するための行動

など決めることが多いです。

「でも頭の中では大体イメージできてるから、文書にしなくても良いんじゃない？」

とお思いの経営者の方もいるかもしれません。

経営計画の作り方・立て方をお伝えするコンサルティングやセミナーなどでの感想として、頭の中で考えていても、ボヤッとしていたものの、紙に書き出すと整理ができたとの感想を頂くことが多いです。

一方で、経営計画は経営者のためだけにあるものではないのです。

社員と共有することによって、モチベーションを高く持ち、新たなアイディアや戦略を生み出すのも経営計画の役割の一つ。

そのため、経営者の頭の中にしか経営イメージが無い場合は、社員への説明も抽象的になりがちです。

そうなると、

「結局、何が言いたいんだろう？」

「何を目指せば良いんだろう？」

と社員が疑問に感じ、同じ方向性を持てない場合も出てきます。そこで、きちんと文章としてデータ化されていると、具体的に今後の経営方針を社員と共有することができるのです。

このように、経営計画は「共有」がテーマにもなってきます。

そのため、経営理念や今期達成したい事業目標なども抽象的に書かず、数字を入れて具体化することで達成しやすくなるでしょう。たとえば、「新規市場を開拓する」というようなスローガンで終わらせるのではなく、「△△代向けの新商品を○○点制作し、売上を20%アップさせる」のように、具体的な言葉や数字を入れることをオススメします。

経営計画の実行の仕方－PDCAサイクルー

冒頭でも述べたとおり、経営計画は立てただけではあまり効果がありません。

経営は主に、「計画」と「実行」の２つのステップに分かれます。

そのため、経営計画をしっかり考えたとしても、実行に移せていなければ効果が出ないのです。

そこで意識していただきたいのが、「PDCA（ピーディーシーエー）サイクルを回す」ことです。

PDCAとは、

・Plan　計画

・Do　　実行

・Check　評価

・Action　改善

の頭文字をとったものです。

これらに合わせて、作業を改善していく行為を「PDCAサイクルを回す」と言います。

経営計画ができたら、そこに書かれている目標を達成するために必要な作業を書き出しましょう。そして、それらを実行します。

その後、

・ちゃんと効果が出たか

・売上は上がったか

・より良い方法が無いか

などを検証し、次の作業を考えていきます。

このようにすれば、PDCAサイクルを回すごとにどんどん良い行動を取ることができるようになるでしょう。

PDCAサイクルを回すための最適な頻度は、目標によって異なります。

そのため、最初のうちは1〜2週間を目安に行い、様子を見て頻度を変えてみることをオススメします。

経営計画の実行の仕方ー優先順位ー

「経営計画を立てたものの、ちゃんと進まない」

「行動しているが、なかなか効果が出ない」

という企業の中には、「あれこれ手を出し過ぎている」場合があります。

潤沢な資金や人材が確保できている場合は、幅広い事業を展開しても良いでしょう。

しかし、中小企業、小さな会社・お店で、ヒト、モノ、カネで当然制限があるので、

「経営する上で、どの目標を達成するのが1番大切か」

といった優先順位を考えてみることをオススメします。

「どれが大切なのかわからない！」

という方は、

「そもそも、なんでこの事業を始めたのか？」

「お客様から評価いただいているのはどんな点か？」

を考えてみましょう。

会社を起こした当時の気持ちや、お客様の声によって、どの行動を優先させるべきか気づくことも多いのです。

経営計画の進捗管理の仕方　ーガントチャートー

最後に、経営計画を管理する方法としてオススメの「ガントチャート」をご紹介します。

ガントチャートとはアメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたプロジェクト管理方法です。主に、横軸に日付、縦軸に作業名を書き込んで使うことが多いです。

こうすることによって、「いつ、どの作業を始めるか（終えるか）」を一目で確認できるのがガントチャートの特徴。

「でも、専用のソフトとかいるんじゃないの？」とお思いの方もいるかもしれません。

たしかに、ガントチャートは専用のアプリや、エクセルで作ることも多いです。

しかし、それだと使い方を覚えるのに時間がかかってしまいます。

そのため、当社では

・付箋

・ペン

を使ってガントチャートを作ることをオススメしています。

※ページの最後に、そのイメージを掲載しております。

まずは、その目標達成のために必要な作業を書き出しましょう。

ここで、作業はできるだけ細分化するのがガントチャート作成のコツです。

たとえば、極端ですが「新商品の開発」という作業名にしてしまうと、その中でまた予定を考えなければなりません。

そのため、

・市場調査

・ターゲット選定

・開発コンセプト決定

というふうに、最初から作業を細かくしておけば、新たにスケジュール管理表を作る手間が省けるのです。

付箋へ作業を書き出せたら、それを日付に沿って並べていきましょう。

その後は、それぞれの作業に誰が関わるかを決め、実行に移していきます。

それからはPDCAサイクルを回して、目標達成に向けて改善していきましょう。

今回は経営計画の作り方・立て方と管理方法をご紹介しました。

経営計画は、計画を作る・立てるだけでなく、実行に移すことが必要です。

計画がスムーズに進んでいるかを管理するには、

・PDCAサイクル

・ガントチャート

を利用することをオススメしています。

経営計画は、日頃から計画を立てることに慣れていない方は、戸惑ってしまうかもしれません。

しかし、今後の経営を考える上で経営計画は必要不可欠です。当社では作成ツールとして、紙とペン、そして付箋を使ったガントチャート式経営計画を提案しています。

小さな会社・お店の場合、また少人数でプロジェクトを進める場合、Excelや専用ソフトを使わなくても簡単にそしてスピーディーにガントチャートの作成・見直しができます。以下のようなイメージです。

ガントチャート式経営計画のイメージ

このようにガントチャート式経営計画のよいところは、達成したい目標に向かって、何をすべきかを

　・逆算して考える

　・分解して考える

　・優先順位をつけて考える

　・一覧にして考える

というところにあります。

頭の中で考えていては

・ぼやっとして具体的にならない

・したいと思っても忘れてしまう

・自分の頭で思っているだけで、スタッフと共有できていない

ことがあります。

　これまで、経営は逆算で考えるという3つの視点をお伝えてきました。波乗り型の経営者にとっては、逆算で考えることが不得意かも知れません。しかしながら、波乗り型が不正解というわけではなく、これまで多くの経営者を支援してきた経験、自分自身の経験から、山登り型・波乗り型を両方とも組み合わせた方がよいのが実感です。

　それは、やるべき事にじっくりと取り組む一方で、目まぐるしく世の中が変化する中で、時には計画にこだわらず臨機応変に動くことも重要だからです。自社がいま、山登り型・波乗り型どちらを優先して行動するかということを意識し行動することが、メリハリの利いた経営になるのです。　

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