福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2018年11月)

【645】社内のメンバーが集中する時間をつくるには、不便を受け入れる~タイムマネジメント~

 

クライアント様にて、

タイムマネジメントについて

お話しする機会が増えてきました。

 

 

残業削減・有給休暇の取得を

推進していく中で、労働時間は

今よりも限られていきます。

 

そこで、今よりももっと

生産性を上げていこうとすると、

 

①単純に作業スピードを上げるか?

②作業時間をより多く確保するか?

 

のどちらかになります。

 

 

①については、

作業のムダを省くことで

多少なりともスピードは

上がりますが、限界があります。

 

 

②については、本来やるべき

作業以外の時間を意外に消費しているのが、

多くの企業での現状だと思います。

 

 

特に携帯・スマートフォン・メールなどが

普及したことで、いつでも・どこでも

コミュニケーションが取れるようになりました。

 

しかし、便利になったがゆえに、

業務の中断を引き起こすことが常態に

なったようにすら移ります。

 

会議や打ち合わせ中でも電話に出たり、

集中すべき作業の時にもメールを確認したり、

と、本来業務が中断されているのです。

 

 

この中断の多さが、本来やるべき作業の

集中力を欠き生産性が上がらない要因に

なっていることがあると思うのです。

 

 

そこで、クライアント様にてその改善例として

ご紹介するのが

下着メーカーのトリンプ社が実施している

「がんばるタイム」

 

「がんばるタイム」について

トリンプ社のホームページでは、

「毎日2時間(12時30分~14時30分)、コピー・電話・立ち歩き禁止。

部下への指示や上司への確認も禁止。自分の仕事だけに集中する

ための貴重な時間です」

と記載してあります。

 

 

その時間は、各自集中できるというメリットはある一方で

指示・確認はできないというデメリットがあります。

 

いつでも・どこでも指示・確認ができたこと

と比べて、不便さが生まれます。

 

しかし、その不便さを生み出さないことには、

集中できる時間が確保できなくなった裏返しかも知れません。

 

 

働き方改革としていろんな取り組みが上げられますが、

いつでも・どこでもで連絡できる便利な状況から

あえて不便を生み出して業務に集中する時間も必要だ

と考えています。


【644】部門別のガントチャート式経営計画で、他部門の活動を共有する

 

定期的にお伺いするコンサルティング先では

複数の部門でガントチャート式経営計画

作成して頂いています。

 

・営業部門

・製造部門

・管理部門

など会社の業務に分けて、

ガントチャート式経営計画を

作成します。

 

もちろん経営者・経営幹部の

ガントチャート式経営計画も

作って頂くこともあります。

 

 

各部門の取り組みについて

・部門内で完結する取り組みもあれば、

・他の部門と協力が必要な取り組みもあります。

 

 

そこで各部門の責任者で作った

ガントチャート式経営計画

を共有しながら、各部門で

すり合わせを行って頂きます。

 

 

そうすると、各部門の取り組みの

内容の違いも分かりながら、

自分の取り組みが他の部門と比べて

十分かという少し反省される方

もいらっしゃいます。

 

 

社内の行動の見える化・具体化には

ガントチャート式経営計画は

オススメの道具です。

 


【643】経営計画を頭の中で考えずに、書き出して見える化する

 

先月から経営計画に関するセミナーの

講師を担当させて頂いております。

 

 

・目標設定

・ビジョン検討

・選ばれる理由づくり

・導線設計

 (お客さまを導く線)

などをお話ししながら、

最終的には、経営計画に

落とし込みをおこないます。

 

 

その時に、オススメしているのが

ガントチャート式経営計画

 

 

ガントチャートというと

Excelや専用ソフトで

作成していきますが、

当社では、紙とペンと付箋で

計画策定をおこなっていきます。

 

 

 

先日のセミナーで参加された方も

 

「今まで計画などをぼやっと考えて、

しかも考えただけで進まなかったものの

ガントチャート式経営計画をつくって、

行動の見える化・具体化ができるようになった」

とのコメントを頂きました。

 

 

経営者には、やるべき事が数多くあります。

・今期の売上・利益のこと

・将来に向かって行うべき事

それらを頭の中で考えずに、

書き出して、具体化し、見える化して

整理することで、成果を生み出す行動

をおこすことができるのです。


【642】中小企業経営者のタイムマネジメント~自分の時間を予約する~

先週より様々な経営者の方から

タイムマネジメントに関する

お悩み・ご相談を頂きました。

 

 

「やろうと思っているけれども、

なかなか時間が取れなくて・・・」

 

という経営者の方が多い印象です。

 

 

そこで、まずお伝えするのが、

 

「経営者・経営幹部の時間の使い方が

会社の戦略・方向性をつくる」

 

ということ。

 

 

経営者・経営幹部が自分の時間を使って

・何を考えているか? 

・何をしているか? 

が結果として経営戦略となるということです。

 

 

経営者自身が日常業務でバタバタしていると、

それが、結果として経営戦略となります。

 

しかし、未来に向かって、

情報収集したり、新たな一手を

打つことに時間を使っている

経営者もいらっしゃいます。

 

 

 

タイムマネジメントでお悩みの

経営者の現状をお伺いすると、

共通としているのが

自分の時間を確保しないまま、

いろいろなことに時間を

奪われていること。

 

 

「時間泥棒」によって、

自分の時間が確保できていないのです。

 

 

 

そうなると、未来や新しいことを

考える・実行する時間が作れません。

 

 

そこで、自分の時間をまず

確保することを「決める」こと

が重要だと思います。

 

 

 

まずは手帳を開いて、

自分の時間を予約しましょう!

 

 

経営者のためのタイムマネジメント研修では、

その他ノウハウ等お伝えしておりますが、

自分の時間を予約する、当たり前ですが、

一番重要な行動なのです。

 


【641】仕事がデキる人は無意識に分けている

 

当社では、中小企業の社員育成を目的に

「分かる」は「分ける」研修をおこなっております。

 

 

「分かる」(理解する)

 は

「分ける」(分解する・分類する)

 

ということ。

 

自分自身が会社員時代でも、

コンサルティング先においても

仕事がデキる方を見ると、

自分の仕事・問題解決・計画を

「分けて」

思考、分析、行動、判断

しているのです。

 

 

その「分ける」ということを

・意識的に

・無意識的に

やっていらっしゃいます。

 

 

それはその方の発言を聞くと

思考、分析、行動、判断が

自然と分けていらっしゃるのです。

 

 

 

人はどうやって学び実践するかという

学習の4段階というものがあり、順に

 

(1)知らないから、できない状態:無意識的無能

(2)意識しても、できない状態 :意識的無能

(3)意識して、できる状態   :意識的有能

(4)無意識でも、できる状態  :無意識有能

 

があります。

 

ちなみにこれも、

・無意識⇔意識

・有能⇔無能

に分けて4パターンになっています。

 

 

仕事がデキる方は、分けるということを

(4)無意識でも、できる状態

だと思います。

 

 

先日の研修でも、受講生の管理職・一般社員の方から

 

・これまで分けるということを考えず

 考え、発言していた

 

などの

(1)知らないから、できない状態

だとおっしゃっていました。

 

これから、

(2)意識しても、できない状態 :意識的無能

(3)意識して、できる状態   :意識的有能

を超えて、

 

(4)無意識でも、できる状態  :無意識有能

 

になるように実践してもらい、レベルアップを期待しております。