福岡・広島の中小企業の経営幹部・管理職の人材育成・社員研修をおこなうヒトサクラボのブログ(2018年8月)

【605】仕組みをつくるには、「分ける」力が必要

 

家業から企業を目指す

クライアント様にて

仕組み作りのコンサルティング

をおこなっています。

 

 

今まで口頭でおこなっていた

業務指示・連絡・教育が、

社員の人数が増えていくと

社員に伝わっていなかったり、

十分に伝え切れていなかったり

していきます。

 

 

そこで、仕組みをつくって、

誰でも分かる、できるように

していくことが重要です。

 

 

仕組みづくりに

必要な能力の一つとして、

 

「分ける」

 

こと。

 

 

例えば

 

・業務の流れを「分ける」

 

・複数のパターンに「分ける」

 

・大項目・中項目・小項目に「分ける」

 

・OKレベル・NGレベルに「分ける」

 

・必須なもの・あればいいものに「分ける」

 

など、「分ける」能力が必要になります。

 

 

では、どうやって「分ける」能力を

身に付けるか?

 

 

「仕組み作りのコンサルティング」

では、実際に仕組みをつくりながら、

「分ける」能力を養っていきます。

 

 

単に「分ける」のではなく、

業務上必要に応じて「分ける」

ことが重要だからです。

 

 

一緒に仕組みをつくることで

「分ける」コツを学び

いずれ一人で様々な仕組みを

作ることを期待しております。

 


【604】仕組み作りの第一歩:チェックリスト

 

家業から企業を目指す

クライアント様にて

仕組み作りのコンサルティング

をおこなっています。

 

 

今まで口頭でおこなっていた

業務指示・連絡・教育が、

社員の人数が増えていくと

社員に伝わっていなかったり、

十分に伝え切れていなかったり

していきます。

 

 

そこでマニュアルなどが

必要となるのですが、

マニュアルになると、

作成に荷が重かったり、

作成しても見てもらえなかったり、

するなどのハードルが出来てきます。

 

 

そこで、仕組み作りの第一歩として

オススメするのがチェックリスト。

 

 

自社のやっている業務を

チェックリストに落とし込むのです。

 

 

そこに時間軸や手順を埋め込むと

簡単なマニュアルになります。

 

 

そのチェックリストには

業務の流れを意識して

 

・準備のチェックリスト(実施前)

・実行のチェックリスト(実施中)

・確認のチェックリスト(実施後)

 

に分けていきます。

 

このように自社にとっての

チェックリストをまとめ、

少しずつ作っていくことで、

仕組みをつくるという考え方が

少しずつ芽生えていきます。


【603】仕事力を高める5W1H研修~仕事のゴール~

 

5W1H徹底活用研修では、

 

・自分の仕事

 

・上司から依頼された仕事

 

において、仕事のゴールを

考えてもらいます。

 

 

それと関係するのは

 

WHAT(何を)

 

です。

 

 

 

WHAT(何を)

 

ということを考えていく中で、

 

ゴール設定が重要になります。

 

 

 

ゴール設定のポイントとして

 

「何を」

 

だけでなく

 

「どこまで」「どのレベルまで」

 

まで考えるのです。

 

 

例えば、企画書作成も

 

1枚程度なのか?

 

5枚程度なのか?

 

という「どこまで」が

上司と食い違うと

 

 

その他の

 

・HOW(どうやって)

 

・WHEN(いつ)

 

などが異なっていきます。

 

 

「何を」

 

「どこまで」「どのレベルまで」

 

 

を意識して考えることが、

社員の仕事力が向上していくのです。


【602】付箋を使ったガントチャートで事業計画の進捗管理をおこなう

 

弊社では、クライアント様の

事業計画の進捗管理のため

ガントチャートを活用しています。

 

 

通常はExcelや専用ソフトを

活用して作成するガントチャート。

 

 

作ってみたけど、追加・更新に

意外に時間を取られることがあります。

 

 

 

そして、その手間がゆえ、

粗いガントチャートになって

進捗管理が十分にできてない場面が

見受けられます。

 

 

大切なのは、

 

・ガントチャートを作成して

 

・計画に沿って行動し、

 

・何ができて何ができていないか

 

というPDCA

 

P(plan:計画)D(Do:実行)C(Check:確認)A(Action:修正)

 

を回すことです。

 

 

PDCAが回しにくいガントチャート

だと本来の目的が達成できません。

 

 

そのために、クライアント様によって

作成・更新・変更・追加がやりやすいように

付箋を使って、事業計画を作成しています。

 

 

普段パソコンを使用しない方でも、

付箋を貼り替えたり、

活動項目を分解したりして、

進捗管理できるガントチャートに

していきます。

 

 

PDCAを回すという視点に立てば

Excelや専用ソフトを使う必要がないのです。

 

 

ガントチャートをなかなか使いこなせない

企業にとっては付箋というアナログツール

を使うこともオススメの方法です。

 

ご関心がある方はこちらをご覧ください。


【601】他燃型の若い社員に向けた、やる気の火の2つの付け方

 

前回、自分の中で自燃型・他燃型・不燃型が

混在するということをお伝えしました。

 

 

特に、今の若い社員の方は、

自燃型よりも他燃型・不燃型

の割合が多いかも知れません。

 

 

しかし、その若い社員もいずれ

リーダーになったり、結婚したり

など成長ステージが変われば、

自燃型の割合が増えていくことが

あるのです。

 

 

では、そのような社員と

どう接すれば、社員に変化が

見られるのでしょうか?

 

 

やる気の火の付け方は

多種多様であり、その中から

2つのことをお伝えします。

 

 

1つは、

 

「若い社員のやる気の火に薪をくべる」

 

です。

 

他燃型・不燃型の社員の場合

自分でやる気の火をつけることは

できません。

 

他人から火をつけることで

本人のやる気に火がつきます。

 

ただし、一度に部下のやる気に

火がつくとは限りません。

 

火が付いたとしても、

すぐに消えてしまうことが

多いのです。

 

 

そこで、途切れなく薪をくべる

ように部下へ働きかけをしていく

ことが重要です。

 

 

 

もう1つは、

 

「経営者・上司のやる気の火を分けてあげる」

 

です。

 

 

自燃型の割合が少ない場合は、

自分自身の目標が持てない場合があります。

 

その為、経営者や上司の夢・ビジョン、

そしてそれに向けたやる気の火を

共感・共有することで、若い社員の

やる気の火が付くかも知れません。

 

 

他の方の夢実現に協力することで、

自分のやる気が出て来るようなことです。

 

 

 

もちろんこの2つ以外にも、

若い社員のやる気の火をつけるやり方は

あります。

 

1つにこだわらず、試行錯誤しながら、

組み合わせながら、実践していくことが

重要だと考えています。

 

 

 


【600】自分の中で自燃型・他燃型・不燃型が混在する

 

自燃型、他燃型、不燃型

 

 

経営コンサルタントの

新 将命さんの人のやる気に

関する考え方です。

 

 

 

自燃型は目標を持って、自ら勝手に

モチベーションを高めて動くタイプ。

ごく少数と言われており、

バイタリティー溢れる創業者の

ような方でしょうか。

 

 

他燃型は人から

言われたりして動くタイプ。

こちらは大多数を占めています。

 

 

 

 

最後に、不燃型。

不燃型は何も目標を持てない、

人から言われても動かない。

 

 

 

 

このように

自燃型・他燃型・不燃型の

3つに分けられますが、

自燃型の人が他燃型にならないワケでもなく

不燃型の人がある瞬間に自燃型になったりもします。

 

 

 

人の成長ステージ、社内の人間関係で

その3つの割合が変わっていくのかも知れません。

 

 

 

ところで、今の若い社員には

・やる気が見られない

・夢をもっていない

という嘆きをおっしゃる

経営者とお会いすることが多いです。

 

 

ひょっとすると、

経営者が若いときと比べて

今の若い社員は自分の中で自燃型の割合が少なく

他燃型・不燃型の割合が多いのかも知れません。

 

 

しかし、その若い社員もいずれ

リーダーになったり、結婚したり

など成長ステージが変われば、

自燃型の割合が増えていくことが

あるのです。

 

 

その成長ステージに合わせて、

上司、リーダーの部下への関わり方を

変える必要があると考えています。

 


【599】縦型と横型の2台の液晶ディスプレイで業務効率化

 

当社の事務所ではノートパソコンに

外付けディスプレイを2台接続しています。

 

1台は、横型ディスプレイ

もう1台は、縦型ディスプレイ

です。

 

縦型ディスプレイは、

横型ディスプレイを回転させて

使っています。

 

 

前は横型ディスプレイ2台でしたが

縦型ディスプレイにすると、

・Webサイトの閲覧

・Word、Excel

などの縦表示になるので、

スクロールで行ったり来たり

することもなく、

また全体像が見渡しやすいので

作業をしやすいことに気づきました。

 

 

横型のディスプレイは従来のスタイルなので

メールやPowerPointなどの作業が中心です。

 

 

パソコンというと横長画面

というイメージですが、

縦型ディスプレイにすると、

使う業務によっては、

効率的になるのです。

 

 

パソコン作業される方は

是非一度試して、ご自身の

作業が効率化するか確認しても

いいかも知れません。

 


【598】自己分析診断・適性診断は、結果を知ってどうするか?という活用シーンが重要

 

社員の自己認識や意識改革を目的に

自己分析診断・適性診断などの

さまざまな診断テストがあります。

 

当社でも

 ・ハーマンモデル

 ・iWAM(アイワム)

の2つのテストを活用し、

社員の方の自己認識・意識改革

に活用しています。

 

 

どの診断テストでも

基本的な狙いとしては、

 

1 自己認識を通じて自己の変革

 

2 (他人の診断結果を見て)

  他者理解を通じて他者への受容

 

があると考えています。

 

 

どちらの場合でも診断結果を見て、

自分と他人の思考や行動のクセ

を知って終わりでは活用が十分とは

言えません。

 

 

診断結果を知った後、

どう活用するのかが

重要なのです。

 

 

例えば、当社では

診断結果を踏まえて

 

・各人の目標設定

 

・業務を通じた意識改革

 

・コミュニケーション改善

 

など診断前後で経営者様と

打ち合わせをおこなっています。

 

 

例えば、ハーマンモデルを使った

コミュニケーション改善であれば、

自分のタイプと異なる方とどう接すれば、

今よりもコミュニケーションがやりやすく

なるのかを社内セミナーの形で学んでいきます。

 

 

そうすると、それが共通の理解・ことばとなり

お互いにハーマンモデルを意識した

コミュニケーションを図ろうとするのです。

 

 

このように、診断テストの結果を知って

社員にどう変わって欲しいのかという活用の

シーンまで考えることが、診断テストの結果を

社員に腹落ちしてもらい、翌日からの行動が

変わってくると考えています。

 


【597】「何によって憶えられたいか」を考えることが選ばれる理由づくり(ポジショニング)

 

当社では、セミナーやコンサルティングで

選ばれる理由づくりについてお話しをさせて

頂くことがあります。

 

 

他社ではなく、お客さまが

自社を選ぶ理由は何なのか?

を考えていきます。

 

 

お客さまから見た、

自社の立ち位置、

すなわち、ポジショニング

とも言ってもよいかも知れません。

 

 

そこでお伝えしたい名言として、

ドラッカー名著集『非営利組織の経営』

にある一節です。

 

 

それは

 

 

「何によって憶えられたいか」

 

 

です。

 

 

その一節をご紹介すると、、、 

 

 

「私が13歳のとき、宗教の先生が、

何によって憶えられたいかねと聞いた。

誰も答えられなかった。

 

すると、今答えられると思って

聞いたわけではない。

 

でも50になっても答えられなければ、

人生を無駄に過ごしたことになるよといった」

 

 

です。

 

 

もともとは

人生についての問いかけですが、

会社が選ばれる理由についても、

同じだと思います。

 

 

 

 

会社・お店についてお客さまから

「何によって憶えられたいか」

を考えること。

 

 

 

 

 

それは、

 

自社が選ばれる理由を

 

考えることに他なりません。

 

 

 

 

 

この会社って

 

「提案力がいいよね~」

「任せて安心だよね~」

 

 

 

このお店って

 

「新商品がドンドン出るよね!」

 

 

 

など、お客さまの言葉から

選ばれる理由を掘り起こしたり、

選ばれる理由を創り出したりします。

 

 

それが自社の立ち位置を考えることです。

 

 

お客さまが自社・自店を

選ばれる理由はどのようなものが

ありますか?

 

 

 

それに向けたことを

おこなっていくことが

選ばれる理由づくりであり、

 

 

「何によって憶えられたいか」

 

 

を自問自答することに他なりません。

 


【596】5W1H・5W2Hを使いこなすと、「あうんの呼吸」の組織になる

 

クライアント様にて

 

5W1H研修」を

 

管理職を対象におこなって

 

おります。

 

 

 

 

 

5W1Hは、

 

実は報連相の時以外にも

 

活用できるツールです。

 

 

 

 

 

経営者のお悩みとして

 

 

 

昔は「あうんの呼吸」で

 

社内のコミュニケーションが

 

取れていたが、最近は、

 

管理職と一般社員の

 

コミュニケーションが

 

取れていない

 

 

 

などお伺いすることあります。

 

 

 

 

 

世代間ギャップなどが

 

背景にあるかも知れませんが、

 

その原因の1つとして

 

・お互いの「発信力」「受信力」が低い

 

・お互いの「受信」「発信」の波長が合っていない

 

可能性があります。

 

 

 

 

 

そこで5W1Hを改めて

 

お互いが学び、使いこなすことが

 

重要です。

 

 

 

 

 

とある研修先では、

 

5W1Hを使うことは役に立つが

 

時間がかかるという意見ががありました。

 

 

 

 

 

しかし、今まで5W1Hを

 

使いこなせなかったからこそ、

 

今の状況となったとも言えます。

 

 

 

 

 

それをお互いが使いこなすと、

 

自然と5W1Hを使わなくても

 

コミュニケーションが取れるという

 

状況に変化していきます。

 

 

 

 

 

まさに「あうんの呼吸」のための

 

「生みの苦しみ」が5W1Hなのです。

 

 

 

 

 

社内のコミュニケーションで

 

お悩みの企業があれば、

 

5W1Hを社内で浸透させる

 

ことが重要だと思います。

 


【595】目的・理由が共有・共感できないと、ゴールへの納得感は生まれない

 

クライアント様にて

「5W1H研修」

課長を対象におこなって

おります。

 

 

5W1Hは、実は

報連相の時以外にも

活用できるツールです。

 

 

ただし、報告時とは

少し異なり、5W1H研修では

「ゴール思考」

を学んでもらいます。

 

 

・仕事のゴール(到着地点)は何か?

 

・ゴールに到達するために

どういう情報・手順が必要か?

 

などが見えてきます。

 

そのゴールを伝えるとともに

目指す目的・理由を合わせて

発信者が伝え切れていないことも

 

よくあります。

 

 

そうなると、受信者にとって

納得感がなかったりもします。

 

 

また、発信者が納得する目的・理由を

伝えたとしても、受信者が納得しないこと

もあります。

 

 

人によって、納得感は異なるのです。

 

 

当社では、ハーマンモデルiWAM

などの分析ツールを活用して、

人の思考のクセをクライアント様の

社員の方に考えてもらいます。

 

 

特に最近の若い社員は、

納得する理由がないと動かないとも

言われます。

 

 

 

タイムマネジメント、働き方改革、

生産性向上などが叫ばれている中、

腹落ちする目的・理由を共有することが

重要なのです。